外企女秘书职场日记-第35部分

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子让我也坐下。　　　　
　　　　“几年前，当姜总刚从日本回来的时候，我开始给他当秘书。由于他出国多年，对国内的许多事情一开始不是很了解，很多事情要问我，这事应该怎么处理，那事应该怎么办好，我就把我给焦总当秘书时的做法告诉他，这事是这么办的，那事应该那么办，久而久之，让我养成了一个习惯，就是姜总不按我意思做我就不习惯。”　　　　
　　　　欧阳经理叹了口气，接着说：　　　　
　　　　“过了将近一年，有一次，我听见姜总跟高尔夫球俱乐部的人通电话，说他周末有空，可以去打球。于是，在星期四下午，俱乐部的人来电话再次确认时，我替姜总确认了。星期五早晨，我去姜总办公室确认周末的日程安排时，提起了打高尔夫球的事。不料，姜总马上把脸拉长了，反问我：‘谁同意去打高尔夫球了？要打，你自己去！’　我知道自己做错事了，秘书应当事先知道上司下一步想做什么，但不能自作主张，甚至先斩后奏，做之前必须得到上司的确认。通过这件事，我也意识到自己已养成了一个喜欢支配上司的毛病，于是，趁人事调整的机会，我让姜总派我到上海去，他不肯，没过几天，孟惠（即孟姐）已准备办理离职手续，要和老公一起去新加坡，他硬是把孟惠留了下来，让她作他的专职秘书。虽然把我提成了经理，但我知道，他也不习惯我事事都喜欢支配他的毛病。作为一个老秘书，很容易犯支配上司这种毛病。如果犯了这个毛病，它有可能变成一个陷阱，让你前功尽弃。现在，你在公司里也算是个老秘书了，所以，千万要注意绕开这个陷阱！”　　　　
　　　　我真不知道该怎么感谢欧阳经理！　　　　
　　　　飞机马上就要起飞了，在安检处，欧阳经理再次对我说：“小于，我的工作方法比较简单，过去老跟你发脾气，让你受了许多委屈，请别往心里去。部门你也算老人了，好好协助托尼的工作吧！”　　　　
　　　　我们送行的人都已泪流满面。　　　　
　　　　人生就是邂逅。机场候机大厅里人们南来北往，来也勿匆，去也勿匆，相会实际就是离别的开始。　　　　
　　　　“欧阳经理，请多保重！”　　　　
　　　　“下飞机后马上来电话！”　　　　
　　　　人们在离别声中分手。听着欧阳经理女儿的哭泣，我心中感到一阵阵酸楚。


第四部分　十二月第66节　后台朋友

　　　　二月某日　　　　
　　　　今天下午，孟姐开始把她手头的工作向我移交。下班之前，她提议我陪她到接待室坐坐，喝杯咖啡。也许是在离别之际有太多的话要说，我俩反而不知从何说起，所以，只有墙上的壁钟，在嘀嗒嘀嗒地响着，好像是在代替我俩互相祝福。　　　　
　　　　“孟姐，我有些紧张，”我说，“我怕自己的经验不够，不能像你那样协助姜总的工作，辜负了姜总对我的期望。”　　　　
　　　　“小于，不用紧张。”孟姐笑笑，“一是你给孙总已当了一年的专职秘书，有了一定的经验；二是你平时也经常跟姜总接触，相互都挺熟悉的。再说，大多数上司跟你我这些普通人一样，思维方式一样，处理问题的方法一样，他们也有自己的喜怒哀乐，在决策过程中，他们也会受各种情绪的影响；在他们取得成绩的时候，他们也需要有人欣赏；在他们承受过重的工作压力的时候，他们也需要有人听他们倾诉。因此，如果秘书真正了解了上司内心真实的思想和情感，给他们当好助手也不是一件很困难的事。”　　　　
　　　　但是，要完全真正了解自己上司内心的真实想法，谈何容易！　　　　
　　　　孟姐似乎看透了我的心思，仍只是笑笑。“的确，有许多时候，连上司自己都不知道自己在想些什么，当然就不可能告诉你他到底在想什么，事实上在一般情况下，上司也不会向秘书作‘思想汇报’。”　　　　　
　　　　孟姐喝了口咖啡，停了一会儿，说：“所以，你自己必须细心地观察上司。”说着，孟姐指着墙上的壁钟问我：“小于，你听出这钟的声音有什么特别的地方吗？”　　　　
　　　　我摇了摇头。这是一个工作很正常的壁钟，我没听出钟声有什么异样。　　　　
　　　　“你再仔细听听。”　　　　
　　　　嘀嗒嘀嗒……我凝神听了一会，发现了那秒钟发出的声音，在不同的时间的确发出不同的声音，强弱不一。原来，从０到３０秒时，秒针在走下坡路时，似乎不太费劲，特别是到了第２０秒的时候，似乎能感觉到秒针在加速，它的脚步特别地轻快；而从３０秒到６０秒的时候，它的脚步又仿佛变得特别吃力，所以它发出的声音也慢慢地变得微弱。我兴奋地说出了我的感觉。　　　　
　　　　“当秘书就得用这种细心和敏感，观察和了解上司。”孟姐说，“要了解上司，就得细心观察上司的日常工作，如他每天见了哪些人，打了哪些电话，批了哪些文件，又如在约见客人时，先后顺序的安排，谈话时间的长短，说话的口气，关注的问题……通过这种仔细的观察，你就能慢慢地了解上司，知道他内心真正在想些什么，比方他目前最关心哪些问题；哪些问题最让他头痛；他有哪些事想急于实现，他正在筹划什么项目或行动……”　　　　
　　　　孟姐不愧是孟姐。　　　　
　　　　“当你了解了上司内心这些真正的想法后，你的工作就轻松了许多，你的许多工作就可以提前准备，不至老处于被动状态；在他想要他需要的材料的时候，你已经准备好了，在他想见要什么的人的时候，你已经把对方的电话号码找了出来，在他想要杯咖啡的时候，你也已经冲好了咖啡……总之，只有细心，才能做到周到。”　　　　
　　　　“能做到这一点，是不是就可以叫作善解人意的秘书了？”我问。因为，在我心中，善解人意的秘书，是做秘书的最高境界。　　　　
　　　　“仅仅是细心周到还不能算作是善解人意。善解人意的秘书，是一种境界更高的秘书。她不仅懂得要为上司做些什么，更懂得对于上司来说，哪些事情不能做，哪些话不能说。不知你留心过没有，上司大多在工作上或情感上都有自己的‘雷区’，这些禁区似乎就是天生的，没有什么理由，别人碰不得，一碰他就暴跳如雷，为什么会有这种‘雷区’，很多时候他自己也说不清，所以外人觉得他老是发无名火。如果能成为这样一个善解人意的秘书，上司会更加信任你，你与上司之间的交流就会更多，你就是名副其实的助手。一个善解人意的秘书，可以说是上司的‘后台朋友’。”　　　　
　　　　“后台朋友？”我第一次听到这个说法，不明白它的真正含义。“后台朋友是什么意思？”　　　　
　　　　“你不觉得我们的领导在经营企业过程中，很多时候像是在演戏吗？他们要按事先设计好的情节，费尽心思，化好妆，穿好衣服，准备好台词，端好架势，一步步走到前台，使出浑身解数去表演，以赢得满堂喝彩。当他们表演完毕，回到后台，脱下戏服，卸了彩妆，他们往往很疲倦，在这个时候，他们非常需要有位朋友，上前去跟他说一句辛苦了，哪怕是默默地交换一个眼色，表示对他的理解。这一句问候或者一个眼神，远比前台的喝彩更让他们感到温暖。因为在这位朋友面前，他可以不必作表情，可以说真心话，他可以表现出一个本来的他。上司需要的就是这种后台朋友。一个人如果一天到晚都像是在演戏似的，时间长了，他肯定受不了。”　　　　
　　　　我觉得自己对于姜总的了解，还远没达到这种程度。成为上司的“后台朋友”，对于许多秘书来说，也许永远只能是一种境界，或者说是一种理想。要想成为一个称职的职业秘书，就已经非常不容易了。　　　　
　　　　“小于，我觉得你已具备了成为一个优秀秘书的潜质，再经过几年的历练，你肯定能成功。”　　　　
　　　　孟姐把手伸给了我，仿佛是要把她肩上的担子交给我，又似乎是想把她的经验和智慧亲手传授给我……


第四部分　十二月第67节　三人行，必有我师

　　　　二月某日　　　　
　　　　公司事务会决定，下个星期一，姜总和研发部伍进到美国硅谷去洽谈设立分公司的事，由我陪同。看着手中的护照，心里有些激动，严格地说，应该是紧张。除了去新马泰旅游过一次，这是我职业生涯中的第一次全球商务旅行。也许今后这种事情，就会像到上海，广州出差一样，是很平常的事吧？　　　　
　　　　电话铃响了，是姜总叫我。　　　　
　　　　“小于，你做的出差准备提纲，我看了，很周到，很细。”姜总笑着说，“不过，在日程安排上，你稍微给我调整一下。”　　　　
　　　　我拿出日程安排表。　　　　
　　　　“是这样的，在洛杉矶转机的时候，你给我让出两个小时左右的时间。你也知道，我儿子在洛杉矶读书，他妈一定让我给捎点东西过去。也真是，她自己刚在那里过的圣诞节，才几天。你跟美国ＪＮＭ公司协商一下，好吗？”　　　　
　　　　ＪＮＭ公司是我们公司第一大股东日本吉田公司在美国纽约的分公司。姜总的儿子在洛杉矶读书我知道，前几天我在做日程安排时，就问过姜总是否去看儿子，他说时间太紧，而且常来常往，这次就不必了，所以没留时间。　　　　
　　　　出来后，我马上给ＪＭＮ公司发电子邮件，要求调整时间，不到一个小时，对方回电确认可以调整。　　　　
　　　　日程安排，特别是到国外出差的时候，最怕的是时间上“撞车”事件出现，如同一副多米诺骨牌，一块倒了全部倒，而且不像在国内那么好处理。　　　　
　　　　下班之前，我像看电影似的，对这十天的出国活动安排，在头脑里进行了预演。由于住宿、交通和与当地有关部门会谈的联络工作都交给了ＪＮＭ公司负责，所以我的工作减去了一了大块。我担心的是由于可能出现的飞机晚点或交通堵塞，造成时间不够，因为我们的日程安排实在太紧张了，可以说是像走马灯似的。ＪＮＭ公司在什么时间，在什么地方接我们，什么时间上门拜访……　　　　
　　　　为上司做出差准备，一定要细心周到，如果不是忘了什么文件，就是在日程安排上出现时间“撞车”，都会给上司和秘书本人惹来不少麻烦。与平时在公司办公不同，上司在出差过程中工作的节奏更快，而且对秘书的指示相应更多，因此，对秘书的要求也就更高。但是，出差途中的环境毕竟不同于在公司，有许多不可预见的因素影响秘书的工作，因此，秘书工作不仅要更加细心，还要更加灵活。　　　　
　　　　我翻开随身携带物品的清单，又一个个核对了一遍：电脑、照相机、名片、讲话稿提纲、药品……对了，是不是还得提醒姜总准备一副备用眼镜？来回转机和转车，万一镜片坏了也挺烦人。　　　　
　　　　六点钟下班的时候，我给姜总送咖啡。我问姜总是否有备用的眼镜，他说家里有两副备用的，不用担心。　　　　
　　　　下班时，玛丽一定要和我一块走，我往西，她往南。　　　　
　　　　“于雪，你好幸福！还没有正式给姜总当秘书，就捞了个肥差，吃住行，人家都准备好了，你只要举起酒杯让人家拍照就行了。”　　　　
　　　　说着，她作了个模特姿势。我忍不住笑了。　　　　
　　　　我心里承认这的确是个美差，但美差绝不意味着轻松。除开语言方面的差异，还有文化，思维方式等方面存在着差异，因而工作方式和处理问题的方法也会有碰撞、适应的过程，而这个过程绝不会轻松，随时都有可能发生误会，引发不愉快的事情况发生。好在姜总说他常来常往，不会有什么事的。　　　　
　　　　“你准备给我带什么礼物？”玛丽装出一副要拦路抢劫的架势。　　　　
　　　　“我给你买个汉堡，保证绝对正宗。”　　　　
　　　　昨天姜总对我说，这次没时间，下次如果不这么忙，一定让我到美国各地玩一玩。世界真奇妙，我真想到美国各地漫游一遍，不过，这次我最想看的还是我的同行，硅谷公司里的秘书们。　　　　
　　　　有许多杂志介绍，作为全世界高科技圣地的硅谷，那里的公司秘书们也与众不同，他们也似乎不用整天衣冠楚楚；如果老板要咖啡，可以请老板自己去取。最有名的可能就是斯科公司ＣＥＯ钱伯斯的秘书格罗斯。据说她每天工作至少１２个小时以上。她负责帮助钱伯斯制订全球工作计划表，向他汇报各种会议的内容和安排。虽然她仅仅是个秘书，可她的权力似乎比斯科公司的几十位副总裁的权力还大。钱伯斯虽然是她的老板，也是她的工作伙伴和朋友，如果需要，她也可以请钱伯斯为她拿三明治……　　　　
　　　　人类的进步，不仅在彻底改变秘书的工作方式，也在彻底改变着秘书存在方式！　　　　
　　　　三人行，必有我师。记