8小时+从优秀到卓越的效率法则-第18部分

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　　运用表示结束的语言。有时候要结束一通电话比进入正题更难。你需要准备几个可能的短语来按时结束通话。最简单的表达方法就是表达你对于对方时间的关切，而不是对你自己时间的关切。试试这些：
　　·“我得让你回去工作了。”
　　·“我可能已经占用你过多的时间了，所以……”
　　·“我知道你很忙，那我就不打扰你了。”
　　其他一些表达法是和通话即将结束相关的：“在挂断电话之前，我还有一个简短的问题，”或者是“在你挂断之前……”
　　在电话响之前决定你接不接电话。巴甫洛夫的狗反映的速度也永远赶不上人们对电话铃声的反映速度。并且这种反映是永远都不会关上的。
　　办公室里正在开一个重要的会议？你在认真地思考第二天的演讲？在策划一个大项目？在端着咖啡享受五分钟难得的清闲？
　　在家：你是不是在院子里做事？或者刚刚坐下准备吃晚饭？在洗澡？和孩子们在一起？刚刚开始看你等了一星期的电视节目？
　　不管怎样，一旦电话响了，它就变成头等大事了。为什么？甚至你知道是谁打来的吗？这个电话是关于什么内容的？有多重要？根本不知道。但是我们还是会立刻跳起来去接。不理电话铃声，继续做自己手头的事需要极强的自控能力。想接电话的冲动很强，但是你如果坚持不去理会的话，在效率提高方面会有极大收获。
　　但是，如果接电话是你最重要的职责之一，那么这个建议就不适合你的情况了。无论如何，你都要去接电话并且不要埋怨别人的打扰。这是你工作非常重要的一部分，因为你们单位的顾客要能够通过这个电话和你们取得联络。
　　积极筛选电话。如果有一个接待员或秘书代你接电话，那么这个人能从来电者身上获取越多信息，你就可以越高效地使用电话。
　　是谁打来的？这个人来自哪家公司？电话的性质是什么？来电者真正想得到什么？是不是有其他人可以给这个人提供帮助？秘书或者接待员能不能提供这位来电者所需的全部信息？
　　关于行动导向的问题问得越多，你就越可能可以不必亲自接电话。来电者得到了想要的答案，而你又没有受到打扰。
　　预约回电。这是另一种有效筛选电话的功能。通常这种情况不会发生是因为人们对电话留言理解错误。一个名字加一个电话号码并不能构成留言信息。是谁打的？来自哪个公司或单位？来电者想要什么？什么时间回电话方便？如果你在第一个所给时间没空，其他什么时间方便？可能为了弄清电话留言的详细情况比工作中任何其他活动所花费的时间都要多。如果电话留言可以写得更全的话就可以避免这个问题了。
　　在合适的时间回电话。是的，这意味着要在指定的回电时间里回电，但是你还可以想出其他办法来判断某个时间是否合适。
　　所有公务电话中有75％在第一次打时都是打不通的。一定要考虑到午饭时间、时区等等影响你电话成功率的因素。当然了，如果你不需要和对方直接交谈，那么你可以选择一个下班时间，在语音信箱里留一个简洁的信息，这是沟通的最便捷方法。或者是发一封邮件。一半以上的事情都只是单向的，不需要交谈。在这些情况下，充分利用好科技。
　　笑着说重点。一个公务电话可以分成三部分：打招呼，公务部分，结束语。显然，打电话的目的也是最有价值的部分就是公务部分了。在这一部分里你肯定不想浪费任何时间，你也肯定不想在还没说完正事的时候就被打断了。
　　但是打招呼和结束语都会浪费大量时间。闲聊，友好的寒暄，东拉西扯和其他所有的废话都可能出现在重要部分的前后。这是人们的一种习惯。这可能和我们想让来电的人感到高兴有关。
　　你能通过电话听到笑声吗？当然可以。而这就是你直接开始和结束电话中公务部分最好的办法。只要你知道是谁打来的，那就笑着高兴地说：“你好啊！今天我能为你做点什么呢？”来电的人受到了热情而友好的问候，你也可以略过其他客套话直接进入主题。
　　一旦你感觉电话的公务部分已经结束了，你就可以用同样的方式跳出来。笑！然后问：“还有什么我们需要商讨的吗？”如果回答是肯定的，那么可能是你判断错了，你就还可以获得更多价值。没问题！那个话题结束后，你再笑着问同样的问题。一旦答案是否定的，你就可以再次笑着说：“太好了！今天和你谈得很愉快。再见！”
　　因为在那两个关键之处笑着问的问题，你营造了一次愉快的打电话经历，同时又把打电话的时间和精力都投放到了电话的公务目的上。
　　好好利用语音信箱
　　语音信箱既可以成为一种杰出的通讯工具，也可能给你带来莫大的痛苦。是的，当你想和一个个活生生的人交谈时却收到一条留言是很不开心的一件事，但是想想没打电话省下了多少时间！
　　语音信箱一天24小时有效，并且一星期7天全部可用，这样就给全世界范围内的沟通带来了极大的便利。你再也不用辛苦地计算时差了。当你只想传递信息时，语音信箱会更加高效。语音信箱里信息的平均长度会大大地短于实际交谈的长度。
　　处理你自己的信箱
　　你对外发出的信息要有内容、有礼貌、简短并且及时。人们不喜欢在星期二听到上个星期五发生的事情。录音时要热情，声音要清晰。一定要包含以下内容：
　　·你有空的具体时间。
　　·为了预防对方有急事要转接给别人，加上转接的办法。
　　·如果你的录音限制长度，那么告诉对方信息的长度应该控制在什么范围内。
　　经常查看你的信箱，迅速回复。人们最常抱怨语音信箱的一个问题是他们的信息经常得不到回复。如果你可以马上回复，那就马上回复，然后删掉留言。如果你不能马上回复，那就把信息按日期记下来，再把它从信箱里删了。更好的办法是，让别人来帮你做记录。
　　另外一个人们经常抱怨语音信箱的问题是有时候收到的信息会不可思议地多。试试这些建议：
　　·把每条信息的长度限制在60秒—90秒。
　　·限制你的语音信箱所能容纳的最大信息量。如果来电者知道你的信箱满了，他们就会再打电话给别人，这样就省了你一个大麻烦。
　　·提高你电话的录放速度。
　　关于你自己的语音信箱还有最后一点需要注意。从你的系统管理员那里复印一份操作说明书，自己去熟悉系统的左右功能和特征。许多机器有很多省时的附加功能，而大部分的用户却不知道。
　　给别人的语音信箱留信息
　　·每次你打电话时，准备好要转到语音信箱。好好考虑清楚你要传达的信息。先说你最重要的几点，再说次要的。
　　·笑着说话，并且要说得清楚、缓慢、简洁。
　　·把你的电话号码留两次——开始留一次，结束时再留一次。就算对方有你的电话号码你也再留一遍。他/她在听你的录音时可能会不方便查你的号码。
　　·留你的姓名和地址时，一定要拼出来。
　　总之，你希望别人怎么给你留信息，你就怎么给别人留。
　　实施方略
　　忧虑原因对策
　　会议很晚开始有些与会者没到不等迟到的人，马上开会
　　会议持续太久没有设定并实施结束时间结束时间和开始时间一样重要
　　大家没有会前准备没有把职责通知给与会者提前布置
　　没有坚持到底没有清楚理解任务和行动会上具体化，并写入会议策划
　　对别人及电话的打扰影响工作效率有时候辨认出打扰是很必要的
　　很生气
　　别人直接走进你的办公室这种情况是可能的！筛选来访者；让他们难以通过
　　无法摆脱来客访客很容易留下不走到办公室外面或站着接待访客
　　无法摆脱来客时间没有受到尊重设立时限，或者找人“救”你
　　同事找你问事情、做决定你的时间没法安排和他们定期见面，安排“接待”时间
　　容易在工作中受打扰书桌旁人流太多通过搬动书桌、椅子来避免被打扰
　　在做重要活动时，电话响了我们停下来接电话在电话响之前就决定要不要接
　　电话“标签”所记的信息不够获得回电的信息，让别人处理
　　电话交谈太久没有有效利用时间笑着问问题，进入电话的公务部分
　　会议效率低下不了解时间的价值根据工资计算会议的实际开支
　　单位的财务状况员工的时间没有最高效地利用用手册里介绍的观点提高每个人的工作效率
　　要点小结
　　·会议会花费金钱。用工资表来决定实际投入的数目。通过那些工资数据，你可以知道自己每个小时的价值，决定那些钱应该怎样有效地利用。
　　·准时开会、准时散会、认真策划议程并遵循议程的会议组织者会受到大家的尊重，他们召开的会议也将很有成效。
　　·在会上首先讲最重要的项目。
　　·在时间和空间上控制讨论。
　　·努力把通常的量减半。
　　·找出习惯性的会议，取消掉。
　　·作为与会者，要积极参与时间安排、职责划分、紧跟议程。
　　·人们每天要被打扰50次以上。
　　·如果来访者要通过别人才能找到你，那么很多烦人的打扰就可以省去了。
　　·通过在办公室外站着和来访者说话可以缩短你被打扰的时间。
　　·有空并不意味着你一天的每一分钟都在为别人待命。设立接待时间。
　　·如果你不想被打扰，那么就关上门或者去别的地方。如果没有门，那就想办法创造出表示你没空的信号。
　　·确定一天中使用电话的具体时间，合并电话。
　　·你不需要在每次电话响时都去接。
　　·练习真正的信息记录技巧。记下回电的合适时间，来电的目的等等。
　　·形成自己表示电话结束的话语。
　　·如果不必交谈，那就用语音信箱或电子邮件。
　　让高效会议及控制打扰在你的生活中起作用
　　你一天要被打扰几次？这些打扰占去了你多少时间？你在丢掉多少个八小时的工作日？
　　你在工作时每小时值多少钱？
　　回想你上一次参加的会议。你觉得那次会议的开支是多少？那些钱花得值吗？
　　看看你接下来三周要参加的会议：
　　·你有每次会议的议程吗？如果没有，赶快去弄一份。
　　·你必须参加吗？如果不是，你要怎么想办法回避？
　　·如果你必须参加，用规格评估一下这次会议。
　　你最经常受到谁的打扰？你要怎么有效地应对这个人？
　　你把一天中的哪些时段设定为没空？
　　如果你没有办公室，你可以用什么样的语言符号来建立工作空间？
　　每天往外打电话的最佳时间是什么时候？你平均需要留出多少时间？
　　评估你要发出的语音信息，为了让它更加有效，做出适当的改动。
　　取得你的语音信箱操作手册，好好研究研究。
　　制定一个30天行动计划。30天后重新审视自己所取得的进展，修正计划。
我对于会议和打扰的细微边界想法：交流任务优先顺序安排
　　“即使你有非常好的点子，但如果你不能将其表达清楚，让别人明白，那这一切都将是枉然”
　　——【美】李·艾柯卡
　　就任务优先顺序安排与他人进行交涉，并明确自己的立场是这一课中最难掌握的两个方面。做好基础是你必须完全了解自己的选择并且坚决忠于自己的选择。
　　明确的知道自己想要干什么、为什么要这么做以及有效的计划和统筹安排能力是解决困难接受挑战的基础。另外，加强自我管理能力以及接下来我们要讨论的关于主次任务安排管理技巧能帮你实现目标。
　　·清楚、简洁、直接、完整的表达能力
　　·有效的聆听能力
　　·让别人认可你对事情的主次安排能力
　　在这些方面你做的越好，你将会生活的越从容，有更少的压力以及更多对局面的掌控能力。
　　测评：交流技巧
　　对下列问题做出回答，选择对应的数字（1表示“不同意”2表示“不确定”3表示“同意”）
　　同意不确定不同意
　　1．听他人讲话时，我总能听懂他在说什么。321
　　2。听他人讲话时，我总会给一些口头的反馈。321
　　3。别人喜欢跟我说话，因为我很会听人讲话。321
　　4。别人认为我说话简洁清楚。321
　　5。别人很少让我重复我所说过的话。321
　　6。我能轻松的说服别人按我说的去做。321
　　7。当别人让我干一件事情时，我可以明确拒绝。321