8小时+从优秀到卓越的效率法则-第9部分

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　　每日必做项目完不成包含了长期项目放到“仓库”里去
　　迫切、紧迫、紧急要求没做的小事情变得紧急注意：不要忽视了生活的小细节
　　感觉疲惫，毫无成就感大脑没得到休息完成项目或清单后犒劳自己
　　很难专注于棘手的工作一天中的精力不足时段找出自己的黄金时段，在那段时间做最难的事
　　下班后担心工作和任务没有计划；没有把活动写下来一天结束时为第二天做个计划
　　要点小结
　　·花1分钟时间做计划可以节省3…4分钟
　　·你计划内的时间越多，受打扰的时间就会越少。
　　·计划对于工作和职业发展至关重要。
　　·如果你提前做了计划，那么做起决定来会容易很多。
　　·有了好计划，精力就可以有效集中起来。
　　·分析自己每天的活动，找出最好不去做的项目。
　　·专注于重要的。
　　·紧急的事情并不一定是重要的。
　　·关注小事情，不要让它们转换成了紧急事务。
　　·找出自己的黄金时段，把全天最难做的事安排在那段时间内。
　　·像任何其他后天形成的习惯一样，一天的精力水平是可以通过有规律的纠正手段改变的。
　　·先把最难的工作做好，然后就会很轻松了。
　　·今天结束前把明天的事情计划好，今晚好好放松，享受自由。
　　·想想每日必做清单、要务清单、下一步行动清单、等候清单、未来/可能清单。
　　·纸质和电子版的优秀个人组织系统都有。
　　·对于精通技术的人来说，还会有个人电子辅助设备。
　　让计划在你的生活中发挥作用
我关于成功计划的细微边界想法：第五章　确立首要任务
　　“首要任务是一直重视首要任务。”
　　派特里沙·威尔逊《杰出生存》
　　“我会尽力把它做完的。”
　　“要是有机会，我会把它列入我要做的事情中。”
　　这些话听起来是不是很熟悉？不要再说尽力了，要么全力把它做好要么干脆抛开。丢掉中庸路线。那只会削弱你的效率，也使你无法你专注于手头真正重要的事情。
　　早在20世纪初，维克多·帕累托就解释过为什么主次体系的建立对于确保效率会如此重要。你可以回想一下，把他提出的法则应用于设立主次目标，就是一堆项目80％的价值大体上来源于所有项目的20％。也就是说：
　　假如你的每日必做清单上有10项任务，那么你只要成功完成其中最重要的两项就可能达到80％的成效了。要让自己的工作有成效，你就必须专注于最重要的项目。你必须真正做到专注于首要项目。
　　李·艾维是一位管理咨询师，他曾经在1904年帮助过伯利恒钢铁公司。李先生事先没通知就突然去拜访了伯利恒的董事长查尔斯·施瓦布，然后对他说：“施瓦布先生，我有个主意想告诉您，我相信它可以提高伯利恒钢铁公司的生产效率。因为我今天是不请自来的，所以我不指望你能付给我任何费用。我的条件是：你自己先去试试这个方法。如果它对你产生了价值，你就把它分享给你的员工。如果你觉得这个想法有价值，并且你想付我费用，那么你觉得它值多少钱就付多少钱。”
　　施瓦布说：“反正听起来我是不会吃亏的。你有什么想法？”
　　“很简单。在每天开始的时候，按主次顺序列出六件你要做的最重要的事。然后开始去做第一件事，做完第一件事再去做别的，直到把所有事情都做完。
　　你做完第一件事后，重新再审视一遍剩下的五件事，看看它们的重要性排序有没有改变。然后再做第二件事，做完第二件事后再去审视剩下的，然后再去做第三件事。
　　如果一天结束你没有做完这六件事，不要着急。你用别的任何办法也不会完成的。但是。事实上，你已经把清单上最重要的事情做完了。
　　甚至就算一天过去，你连第一件事也没做完，没关系，记住，你可是一直都在做最重要的那件事啊。”
　　施瓦布对他表示感谢，李就走了。几个月后，李收到一张查尔斯·施瓦布寄来的25，000美元的支票，还有一张字条，上面写着：非常感谢。这是我一年来得到的最为重要的想法。”
　　后来，他们这次会面的故事逐渐在商界流传开来，人们经常跑去问施瓦布：“您为什么要为这么一个简单的想法付那么多钱？”
　　施瓦布总是这样回答他们：“我付那么多钱是因为那个简单的想法给我的公司带来了极大的变化——现在我的公司已经成为了全美国盈利最多的私人企业！”
　　选出对你最重要的事，先去做这件事。就这么简单。难就难在决定什么是最重要的。
　　测评：你会遵守自己的承诺吗？
　　你的自我测评中有几个回答是“总是”？如果你和大多数人一样，那可能你还需要提高很多。重要的是你会坚持怎么去做以让自己明天取得更好的结果。
　　下面的工具可以引导你去认识自己总体的承诺和所做的活动。事实上，你把这个表填完后，就会得到充分的数据，引导你进行数小时的思考、反省，帮助你确定自己的主次任务，还会有助于你回答后面自我测评的问题。
　　主要职能表：
　　主要职能a。所需时间b。所需技巧c。个人满足感d。结果
　　（个人的）e。结果
　　（单位的）
　　第一步：主要职能。在最左侧那一列填上你工作最重要的五项职能，也就是你赚取薪水的五项职责。不用按照任何特定的顺序列举——等这五项内容都填好后你需要把它们按照好几种方式进行排序。
　　第二步：所需时间。想想这五大职能，在a列里按照每项职能所需时间的多少排个序。所花时间最多的职能放在#1。所花时间第二多的放在#2，这样一直填下去，一直到#5——也就是所花时间最少的那项。
　　第三步：所需技巧。这五大工作职责中哪个最需要你的技术专长？把它放在b列的#1。把其他的依次填下去，直到#5——最不需要技术专长的。
　　第四步：个人满足感。你最喜欢做哪一项工作？也就是说，哪种职责能给你带来最大的个人满足感？把那一项放在c列的#1。把其他的依次填下去，直到#5——你最不喜欢的。
　　第五步：结果。结果应该分两种方法计算。首先，哪项工作给你个人带来最大的好处？然后是，哪项工作给你的单位带来最大的好处？按这两种方法把这些项目从1排到5。这两种可能会一样，但也不一定。
　　主要职能分析
　　如果我们的世界是个理想世界，那么你主要职能表上的每一列都和其他一模一样，整个表上所有项目也会排在同样的位置上。但是你既不活在理想世界里也不工作在理想世界里，所以需要研究你的排序所反映出来的信息。
　　·如果要从这些项目中选两列来做配对，那我们会选a和d或a和e。按逻辑推理，一个人似乎应该把时间花在产生最大效益的活动上，不管是对个人还是对单位产生效益。如果不是这样，你就应该分析一下自己的时间投入。
　　·把a列和b列做个对比。如果这两列中有三四项都不一致，那么请你想想那些职能不是必要的。如果你把最多的时间花在所需技巧排#5的项目上，问问自己：为什么要你去做这项呢？这项或许该交给别人去做，而把腾出的时间用来做你擅长的事。
　　·看看b和c，如果这两列成正比，那么祝贺你！你正好成功地把自己的嗜好变成了自己的工作。另一方面，如果你喜欢做的事和你擅长做的事不太吻合，可能你就会想重新审视一下自己是否找对了工作。
　　·如果c和d或c和e不吻合，那么你很可能会走向崩溃。如果能带来最大成果和效益的活动确实是你不喜欢做的，那么你永远也不可能会满意。最终肯定要做些改变，这可能就是一个早期的信号。研究一再表明，你一天必须有20％以上的时间是在做自己真正喜欢的事，否则效率就会大打折扣。
　　时间管理和要务管理的系统办法
　　你对这些问题的原始回答给了自己一个现实的整体印象。现在，你需要一个系统。开始之前，有两个问题用于测试你对时间的使用及要务的安排。你的答案可以让你按照个人情况建立自己的组织体系。
　　·这样能最好地利用我的时间吗？
　　·现在是做这件事的合适时间吗？
　　要测试你对时间的使用及要务安排，并评估自己对以上两个问题的回答，这里有5个你可以马上给自己设立的具体目标。
　　测试你对时间的使用及要务安排
　　工作单
　　目标计划完成日期实际完成日期
　　1。我会花30分钟去列举我已经投入的活动。
　　2。我每天会花15分钟去列举目前消耗我时间的各种方式
　　3。我会花30分钟去回顾我过去一个月的日历或会客记录
　　4。我会花必要的时间去对比自己的目标和实际的生活方式及目前投入的项目
　　5。我会专门花时间去为我的生活写三个短期目标及三个长期目标。
　　你会愿意让自己投入到这些短期而又重要的活动中去吗？如果愿意，在合适的方框内为上面所列的五个目标各立一个计划完成的日期。你实现了这五个目标后，就可以实际、现实地安排你的主次任务，同时又能把你目前的生活方式考虑进去。
　　如果，事情经常都不是像你想象的那样，这里有一些其他工具帮助你制定平衡而现实的行动计划。
　　安排主次任务的计划
　　自测：有效生活表
　　可能的生活领域目前投入项目在做但没投入的项目目标
　　职业/工作岗位
　　老板
　　财务
　　其他
　　上帝
　　配偶
　　孩子
　　亲属
　　朋友
　　生意合作伙伴
　　其他
　　教育
　　技术
　　进修提高
　　社区
　　市民的
　　嗜好
　　放松
　　娱乐
　　身体健康
　　心理健康
　　家庭
　　教育
　　房子
　　投资
　　汽车
　　交通
　　退休
　　其他
　　说明：
　　1。看看所列项目中你有可能涉及到的生活领域。但并不是所有领域都符合你的个人情况。
　　2。如果你已经投入到了所列的某一项，那么在“目前投入项目”那一列划上X。
　　3。如果你已经涉足了某事但不是很投入地做，那么在“在做但没投入的项目”那一列划上X。
　　4。决定你应该在哪些领域设立目标，在“目标”那一列划上X。
　　注意：你可能会把这个表填完后和其他共同参与某些活动的人一起交流。在这些活动上标明大家同意或者反对的意见，或者注明有设立目标的需要。
　　自测：目前投入项目表：
　　说明：
　　列出你目前投入的项目，包括个人的、家庭的、工作上的项目。这些可能包括你的家庭活动，工作职责，财务，个人嗜好，和朋友一起参加的活动，参加培训的课程——任何你投入了的东西。确定一下哪些是你个人的项目，哪些是你和其他家庭成员或同事一起合作的。这里有一个例子：
　　目前投入项目工作个人家庭
　　联邦房贷100，000美元XX
　　每周早餐/和汤姆·史密斯X
　　社区教堂托管理事会X
　　每周和配偶外出晚餐X
　　年度个人所得税X
　　癌症基金（公司扣款）X
　　目前投入项目工作个人家庭
　　自测：你的时间投入
　　说明：
　　要决定现在是否是完成某项任务的合适时间，请填好以下表格。列出任何你能想到的相关项目，关于房子、工作、家庭等等，包括工作上的活动，个人活动，家庭活动，以及休闲活动。
　　这里是一张时间投入表的范例：
　　我的时间投入表
　　活动足够太少太多
　　·个人活动
　　吃X
　　睡X
　　当然，这张表只是一个例子。
　　时间投入表——个人活动
　　活动足够太少太多
　　·个人活动
　　·工作活动
　　·休闲活动
　　·家庭活动
　　填完这张表后，分析并评价一下每一项。你对自己投入到每项活动中的时间有什么看法？足够吗？还是不够？还是太多？
　　做一个每周时间总结
　　为了验证你自己在上表所填的活动，用一整个星期记录你所做的活动，30分钟为一个时段。从你起床那一刻开始一直记录到你睡觉。认真去填这里的每一个方框，每天如此，填完一个星期。
　　为什么要这样做呢？很少会有人这么认真地去考虑时间，也很少会有人这么仔细地跟踪自己的时间。我们习惯于让时间一小时一小时地不断流逝，从一个约会转向另一个，从一项活动转向另一项，完全让环境操纵着自己的空间转换和时间安排。这种