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哈佛管理技能培训教程-第184部分
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人的请托，是一种自私的行径。但这是一种观点与角度的问题。试问：当一个人为了贯彻他自己的行事优先次序，而妨碍了你贯彻你自己的行事优先次序，那么他是否就不自私？其实，避免因拒绝他人的请托而产生“良心不安”的一个可行的办法是：在拟定与检查自己的行事优先次序时，经常将别人的福祉也列入考虑。
学会拒绝
下列九项有关拒绝接受请托的要领，可供管理者参考：
（1）要耐心倾听请托者所提出的要求。即令你在他述说的半途中即已知道非加以拒绝不可，你都必须凝神听完他的话语。这样做，为的是确切地了解请托的内涵，以及表示对请托者的尊重。
（2）如你无法当场决定接受或拒绝请托，则要明白地告诉请托者你仍要考虑，并确切地指出你所需要的考虑时间，以消除对方误以为你是在以考虑作挡箭牌。
（3）拒绝接受请托的时候，应显示你对请托者的请托已给予庄重的考虑，并显示你已充分了解到这种请托对请托者的重要性。
（4）拒绝接受请托时，你在表情上应和颜悦色。最好多谢请托者能想到你，并略表歉意。切忌过份地表达歉意，以免令对方以为你不够诚挚——因为你如果真的感到那样严重的过意不去，那么你将会设法接受他的请托而不会加以拒绝。
（5）拒绝接受请托时，你除了应显露和颜悦色的表情外，仍应显露坚定的态度。这即是说，不要被请托者说服而打消或修正拒绝的初衷。
（6）拒绝接受请托者，你最好能对请托者指出拒绝的理由。这样做，将有助于维持你跟请托者的原有的关系。但这并不意味着对所有的请托拒绝都必须附以理由。有时不申诉理由反而会显得真诚。例如你偶而对频频请托的人和颜悦色地说：“真抱歉，这一次我将无法效力，希望你不介意！”，相信不致于产生不良的后果。但是一旦你附以拒绝的理由，则只须重复拒绝，而不应与之争辩。
（7）要令请托者了解，你所拒绝的是他的请托，而不是他本身。这即是说，你的拒绝是对事而不对人的。
（8）拒绝接受请托之后，如有可能你应为请托者提供处理其请托事项的其它可行途径。
（9）切忌通过第三者拒绝某一个人的请托，因为一旦这么做，不仅足以显示你的懦弱，而且在请托者心目中会认为你不够诚挚。
以上九种要领，运用之妙存乎一心。
下面举出两个颇为棘手的实例，以观察老练的管理者如何运用拒绝的技巧。
实例一：拒绝接受不善体谅他人而又十分苛刻的上司的要求，通常都被视为极度艰难甚至不可能的事。但是，有些老练的管理者却深谙回拒方法：经常将来自上司的原已过多的工作，按轻重缓急编排办事优先次序表，当上司再提出额外的工作要求时，即展示该优先次序表，以令他决定最新的工作要求在该优先次序表中的恰当位置。这种作法具有三个好处：第一、让上司作主裁决，表示对上司的尊重。第二、行事优先次序表既已排满，则任何额外的工作要求都可能令原有的一部分工作要求无法按原定计划完成，因此除非新的工作要求具高度重要性，否则上司将不得不撤销它或找他人代理。就算新的工作要求具有高度重要性，上司也将不得不撤销或延缓一部分原已指派的工作，以使新的工作要求能被办理。第三、部属若采取这种拒绝方式，将可避免上司误以为他在推卸责任。因此，这是一种极为有效的拒绝方式。
实例二：来自部属的不合时宜的或不合情理的要求，往往使管理者在拒绝接受时感到为难。譬如在某一个极度繁忙的下午，某一女职员突然要求告假两小时回家，因为家俱店将送一批家俱到家里，她必须回家开门并点收。面对着这种情况，一般无经验的管理者通常会取下面两种对策之一：第一、断然拒绝这种不合时宜的要求，而不理会她的感受；第二、因担心触怒她，或是想充好人而勉强接受她的要求。以上的对策都是不妥的，因为前者将引起主管与部属的磨擦并降低部属的士气，后者将显著地妨碍工作的进度。倘若管理者客观地权衡当时的情况，管理者大概都会同意，管理者在那个时候不应准假。但是，管理者应如何拒绝准假才不致于产生不良后果或使不良后果减至最小呢？以下是一种颇值效法的拒绝方式：
“管理者了解，当贵重的物品运到而无人在家开门，是一件令人担心的事。因此，只要有可能，管理者很愿意准假而让你回家。但问题是，管理者必须在明日之前交货。倘若管理者无法按约定的时间交货，则将丧失一位大主顾。你是管理者的得力助手。不过，管理者倒有个建议。你何不打电话给家俱店，请他们明天下午再送出家俱？到那时管理者已交了货，而管理者可以给你足够的时间回家处理私事。”
当然，以上的答复可能仍然难以令该部属感到完全满意，但是她的主管至少已采用了最好的方式处理这件事。此种方式具有下列五个好处：第一，他郑重其事地考虑她的要求，而非不加思索地一笔抹煞。第二，他向她表示，他了解家俱的输送对她是多么的重要。第三，他耐心地向她解释，何以不准她告假。第四、他令她知道，她是一位得力的助手，这有助于提高她的士气。第五、他为她提供了解决家俱输送问题的其它可行途径。
误区之三：习惯拖延时间
首先，让管理者描绘一下一种典型的拖延事例。某天清晨，张三于上班途中，信誓旦旦地下定决心，一到办公室即着手草拟下年度的部门预算。他很准时地于九点整走进办公室。但他并不立刻从事预算的草拟工作，因为他突然想到不如先将办公桌以及办公室整理一下，以便在进行重要的工作之前为自己提供一个干净与舒适的环境。他总共花了三十分钟的时间，才使办公环境变得有条不紊。他虽然未能按原定计划于九点钟开始工作，但他丝毫不感到后悔，因为三十分钟的清理工作不但已获得显然可见的成就，而且它还有利于以后工作效率的提高。他面露得意神色随手点了一支香烟，稍作休息。此时，他无意中发现报纸上的彩色图片十分吸引人，于是情不自禁地拿起报纸来。等他把报纸放回报架，已经十点钟了。这时他略感不自在，因为他已自食诺言。不过，报纸毕竟是精神食粮，也是沟通媒体，身为企业的部门主管怎能不看报，何况上午不看报，下午或晚上则非补看不可。这样一想，他才稍觉心安。于是他正襟危坐地准备埋头工作。就在这个时候，电话声响了，那是一位顾客的投诉电话。他连解释带赔罪地花了二十分钟的时间才说服对方平息冤气。挂上了电话，他去了洗手间。在回办公室途中，他闻到咖啡的香味。原来另一部门的同事正在享受“上午茶”，他们邀他加入。他心里想，预算的草拟是一件颇费心思的工作，若无清醒的脑筋则难以胜任，于是他毫不犹豫地应邀加入，就在那儿言不及义地聊了一阵。回到办公室后，他果然感到精神奕奕，满以为可以开始致力于工作了。可是，一看表，乖乖，已经十点三刻！距离十一点的部门联席会议只剩下十五分钟。他想：反正这么短的时间内也办不了什么事，不如干脆把草拟预算的工作留待明天算了。
许多管理者都因无法免于张三那样的拖延恶习，以致到头来一事无成。
在探讨如何对抗拖延作风之前，先介绍时间管理学者杰克·弗纳所设计的一份“拖延商数测验”以供你作自我评核。
拖延商数测验
请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案：
（1）为了避免对棘手的难题采取行动，管理者于是寻找理由和寻找借口。
A。极表同意；B。略表同意；C。略表不同意；D。极表不同意。
（2）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。
A。极表同意；B。略表同意；C。略表不同意；D。极表不同意。
（3）管理者采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。
A。极表同意；B。略表同意；C。略表不同意；D。极表不同意。
（4）管理者遭遇太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。
A。极表同意；B。略表同意；C。略表不同意；D。极表不同意。
（5）当被迫从事一项不愉快的决策时，管理者避免直截了当的答复。
A。极表同意；B。略表同意；C。略表不同意；D。极表不同意。
（6）管理者对重要的行动计划的追踪工作不予理会。
A。极表同意；B。略表同意；C。略表不同意；D。极表不同意。
（7）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。
A。极表同意；B。略表同意；C。略表不同意；D。极表不同意。
（8）管理者将重要的工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。
A。极表同意；B。略表同意；C。略表不同意；D。极表不同意。
（9）管理者过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制时），以致无法处理所面对的困难任务。
A。极表同意；B。略表同意；C。略表不同意；D。极表不同意。
（10）在着手处理一件艰难的任务之前，管理者喜欢清除桌上每一个物件。
A。极表同意；B。略表同意；C。略表不同意；D。极表不同意。
评分标准：
每一个“极表同意”给予4分；每一个“略表同意”给予3分；每一个“略表不同意”给予2分；每一个“极表不同意”给予1分。
请按以上评分标准计算你的测验成绩。
杰克·弗纳对测验结果
第二章 哈佛经理时间管理通则
办公促效法
促效法
1．将公司报表文件原稿与资料的纸张统一起来
最近的办公自动化设备，大多具备便捷的功能，复印机自动送稿（ADF），即为功能之
因此，不必再费事地一张张换稿，一次次按键。即使不在一旁看着，也无所谓，可以大大
的节省人力与时间。
可是，这种精心设计出来的功能，却出人意料的并未受到广泛的应用。其原因之一在于原稿的纸张大小不一。例如，在公司内部报表文件上经常可以发现，文章是用文书处理机打在A4的纸上，而图表资料纸是B4大小。即使只有一张大小不一，自动送稿功能（ADF）的威力，也要大大减小了，因此必须首先统一资料等所有文件的纸张大小，不只是复印上，在各方面都将大大提高效率。
2．单面使用活页纸
从学生时代起，我们就偏爱以活页纸来做笔记。当然，有时也会使用一般的笔记本。不过，从讲究效率的观点来说，活页纸是最佳选择，而且最好只使用活页纸的单面。
或许，这样会令人觉得太浪费，但是以单面使用每一张只记一个项目，即使随着思路起伏随手记下，事后还是能分门别类自由地调整页码，使笔记更加清楚易读。也就是说，必要的时候活页纸可以插换。此外复印时只单面使用，可以免去一张张翻页的麻烦，得以顺利的进行作业。
3．把书架上大套书籍书背向下排置
百科全书类的大套书籍，可以称之为知识的宝库，平常应经常翻阅利用才是。事实上，这类书籍往往被束之高阁，无人问津。
把大套书籍排上书架时，都要书背向下排置。大套书籍所以被人敬而远之的原因之一，在于难以放在普通的书架上。只要向下排置，就可以解决这个困扰。把书背向下排置时，令书底朝外并在上面写上书名，这么一来就可以随手抽取查阅，不会再有笨重、不便的感觉了。
4．利用百科全书的硬纸盒来收藏，可收一举两得之效
把百科全书排上书架时，应该一定先把硬纸盒取下来，让它“赤裸裸”地排在书架上，其理由是，事先取下硬纸盒，需要时，即可迅速的抽取查阅所需资料。而且取下的硬纸盒另有妙用。
百科全书或全集之类的大套书，一套都有数十册之多，利用这些硬纸盒做“整理盒”，分门别类地收藏明信片、书信等信件资料，实在非常方便，盒子的容量又多，大小又适合放置书信、明信片，所以，按类别或用途分别收藏是最理想不过了。以后检索找寻，自是“手到擒来”。
5．将经常使用的工作用语记号化、简略化
在
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