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哈佛管理技能培训教程-第195部分
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四、新时代时间管理
减少无谓的时间浪费
管理者若仔细分析一天的生活，将会警觉无谓的时间浪费，远超过管理者所想象的。不
不论工商之士、学生或家庭主妇，平均一天要浪费清醒时间十六小时的四分之一，也有人浪费了清醒时间的百分之五十，甚至高达百分之九十呢！
那么，应如何减少这种无谓的浪费呢？
首先，要改正无意义的思考及行动的习惯。如果你任由时间流逝，无所事事，那么，一天、一个月甚至一年，都将一事无成。以即将参加会考的学生为例，他们常每天摆出苦读的架式，事实上，却什么也没念，等到会考接近时，才想临时抱佛脚，可是已经来不及了。这类例子屡见不鲜，值得警惕。
如前所述，时间管理的基本要求，就是减少这类时间的浪费。
曾经引起“水平思考”风潮的思考心理学者狄伯诺，最近提出了“五分钟思考法”，呼吁大家，不论遇到什么事情，不要花费太多时间去思考，只要用五分钟来冷静考虑即可，而这五分钟的分配情形如下：
最初一分钟——决定目标及课题。
次两分钟——思考的扩张及探求。
最后两分钟——应整理思绪，定出结论。
如此严格地限制时间，反而能使精神集中，更有助于解决问题。
再以担任经营顾问的王先生为例，他在写计划案时必定测量时间，如果中途思路受阻，就马上换另一个案子来写——这种方式和五分钟思考法有异曲同工之妙，都能有效地防止时间的浪费。
日立电器及许多民间企业，最近都设定了“不举行会议日”。因为如果不停地开会，更容易有许多不必要的会议，以致浪费许多时间。
一周内定一天或两天为“不开会日”，是减少时间浪费的有效方法，如果不这样硬性规定，
就难以发挥时间管理的功效。
断然击退盗取时间者
许多工商界人士的四周，潜伏着无数的“盗取时间者”，它们从各种渠道侵入，夺走这些
人士宝贵的时间。
现在指出一些“盗取时间者”的例子来说明，大家将会发觉，原来自己身边竟埋伏着这么多的“盗取时间者”。
比方说：预定外的访客、忽然被分派的工作、长时间演说，电话推销、朋友往来、无意义的工作、不得要领的指示或报告、错误的指示或报告、任意改变行动方针、无谓的、难懂的文书、无意义的长时间说明、同事间的闲谈、未在预定时间内结束的会议、长时间的电话等等。
这类“盗取时间者”也存在于自己身上。比如：犹豫不决、未善尽责任、毫无计划行动、完美主义、过多的工作、不注意、不正确、无效率、顾忌过多……等等，此外，还包括一些无意义的饶舌及长时间的电话。
对于这类“盗取时间者”，应断然地击退。可以采取的步骤如下：
如果接到预料外的电话或来客，应适度地拒绝，，或尽快了解其来意，再判断是否有继续洽谈的必要。
对于上司的指示，应确实了解其内容，并表达自己的意见，若认为是没有意义的工作，应当场婉拒，不要默默接受，否则，容易导致时间浪费及精神不愉快的后果。
在长时间的会议或演说中，对于喋喋不休、言不及义的发言人，应该严肃地请他在几分钟内结束谈话，否则他根本不知道你的感受及时间的宝贵。
其他有效地击退“盗取时间者”的方法，现一一介绍如下：这些方法，同样可击退潜伏在自己身上的“盗取时间者”。
（1）使用防止对方喋喋不休的关键言辞，诸如“简单地说，你想表达什么呢？”、“你的结论是什么？”、“请你简明扼要地说……”、“你现在说的，管理者都已经知道了”等等。
（2）防止冗长电话的方法，除（1）所述外，还有准备计时器、事前整理谈话内容、先讲结论等等。
（3）适度重视某些事物，不要要求百分之百的完美，而应以60至80分的标准来尽快做决定。
（4）一次就下决定，不要犹豫不决。
（5）事先定立计划。
（6）将文书全部书写在一张纸上。
（7）明确表示“可”或“否”。
（8）上司应积极地将部分权限委托给部下。
积极充实你一天的二十四小时
如前所述，时间可分为“钟表时间”及“生存时间”（＝“活的时间”）两种，若被“钟表时间”束缚，则生活感就会变得相当薄弱，生活空间也会显得十分狭隘。
重视“生存时间”是很重要的事。同样的一天二十四小时，以毫无意义的方式渡过，或是热衷于工作、娱乐，二者之间的生活密度及充实感都大不相同，显然后者比前者更为充实，因此，管理者应充分活用“生存时间”。
那么，要如何来活用时间，使得每天都能有一颗感动的心呢？
在说明这点以前，必须先反省你现在的一天二十四小时过得如何？
（1）早晨起床后，对今天将发生的事，是否存有期待感呢？
（2）一天的生活或工作中，是否能获得新的知识、智慧、技术及技能呢？
（3）在工作、与人相处、自管理者启发或休闲活动之间，是否有任何新的发展呢？
（4）自己是否有体验新鲜有趣的事物，并得到收获呢？
（5）今天一天，是否稍微感觉自己又长大了呢？
（6）回家后，是否尚存留情绪高昂的感觉，觉得这样就睡觉太可惜了呢？
（7）如非（6）的情况时，是否一躺下就呼呼入睡呢？
如果你一天二十四小时的举动，和上列问题符合的项目甚多，就表示你这一天必定过得相当充实。
以电影评论家长治先生为例，看电影是他每天的工作。由于常看电影，他常常对人生感到一股莫名的感动，每每看完电影后，总觉得就此睡觉相当可惜，而在脑海中浮现出电影喜怒哀乐的种种画面，借此体会人生，或者阅读一些诗集，不肯轻易入睡，这就是充实生活的实例。
现在，介绍一下充实一天二十四小时的方法：
（1）必须保持积极的心态，每天起床时，很有精神地将棉被踢开，准备迎接一天的挑战。
（2）在工作时，或与人相处时，应抱着想发现新事物的观念，如果有这种态度，你将会有
许多新的体验发生，并增加许多新知识。
面对这些新体验或新知识，应该欢喜地接纳，好像觉得“管理者又学了许多好东西”或“管理者比以前聪明多了”，如此，无形中，自己也会渐渐地成长。
（3）每天的工作须有目标，努力发挥自己的能力，提高工作效率，改善报告内容，下意识
地写出端正的字体等等。
（4）保持良好的人际关系，适度地与人相处，如过份拘泥于规律的生活方式，完全不与他人往来，生活将变得十分枯燥呆板，而且容易被“钟表时间”所控制。
（5）应在每天就寝前，回顾一下今天的所作所为，如果这种回顾能让你心情兴奋，觉得明
天又将是快乐而充满希望的一天，你就算是成功！
可提高时间效率的五种专门技术
1 分段式时间
关于工作或自管理者启发的挑战，可针对一个主题全力投入，或将时间分割，分别投入几个目标，后者即称为“时间的分段法”。这两种方法都有其必要性，但在不能集中全力投入某个主题时，你应该还是采用“时间分段法”。
笔者一天之中，常须写3—4本书，当撰拟某一本书的思路不畅时，管理者马上就换写另一本，绝不浪费时间，这就是“时间分段法”的工作方式。笔者于本书后面将提到的“顺便族”用功方式，也是“时间分段法”的一种，大概就是类似于一边看电视、一边阅读诗集，而又能得到功效的方法。
2核心时间的发现及设定
所谓“核心时间”，简单地说，就是“工作效率最高的时间带，也最能将精神集中于工作上的时间带。”
如果对自己的核心时间毫不关心的话，就无法培养敏锐的时间感，因此，应努力探求自己的核心时间（关于核心时间的探求与设定，可参考“时间层别术”的说明。）
3安排时间
将个别时间内的活动效率提高，才能把握时间，活用计划。
比方说，你想看晚上八点钟的连续剧，那你就必须妥善安排时间，七点半之前回家，并在八点之前吃饭、洗澡等等……。这就是一个安排时间的例子，什么时间该做什么事都必须事先计划，确实执行。
4节制应酬时间
工商界人士，往往花费许多时间在应酬上，以致自己的时间大量减少，因此，要参加应酬时，须以下列三项基准来判断，再采取适当的行动。
（1）由自己主办，且内容较充实的应酬，是否常因此而将时间拉长？
（2）是否因应酬时气氛相当愉快，而不知该适可而止？
（3）基于朋友情份所参加的应酬。
（4）中空时间、片段时间的利用法……这是最容易被浪费的时间，因为这些零星时间很难善加运用，但是，依照以下的方式，还是可以慢慢减少中空时间及片段时间的浪费。
比方说，可以利用这些时间记录心得，或阅读平常没时间看的报纸、杂志等，也就是说，将工作及自管理者挑战中最简易细小的事项，挪到这些时间来做，如此即可降低浪费时间的比例。
5计划时间
前述的时间安排也包含在这一项中，现笔者将叙述一种把不同时间所将采取的活动记录下来，以提高工作效率及时间运用率的方法。
首先，必须先建立几个简单的记号，如M＝与人会面、T＝电话、D＝企划、S＝用功、W＝写作、R＝读书等等。
再则，对于备忘事项的处理，也须小心。比方说，不知对方何时才会答复，或某些不能确定时间的预定活动，都应当记录下来，以免遗忘。记录时，可先记在笔记本上方，待确定时日后，再转载到相符的时日栏中。
空档时间活用法
工作的空档或与人会面前后，当会存在许多空档时间，日积月累之下，这些时间可能长达几十、甚至几百小时，因此必须有效地运用这些时间。
这类“空档时间”，大致可分为①前段空档时间、②中段空档时间、③后段空档时间三种。
首先，先就“前段空档时间”，向读者说明其利用法：
与人约会、参加集会、出席会议、观看戏剧或运动竞赛时，应在约定时间前半小时到一小时之内到达目的地，而这段时间，就是所谓的“前段空档时间”。
提前到达时，可到咖啡厅或其他安静的休闲场所，做一些工作上的准备、处理杂务、看看书、思考新构想等等，如能这样活用时间，可得到下列各项好处：
（1）提早出门，万一遇到交通拥挤等状况时，仍能在约定时间前到达目的地，不会产生让对方空等的尴尬。
（2）提早到达目的地，心情将较为悠闲轻松，而可以自在地利用前段空档时间。
（3）运用空档时，切记！仍必须准时到达目的地。
其次，管理者谈到“后段空档时间”的利用方法。所谓“后段空档时间”，即指在预定时刻前完成某项工作，而出现的空闲时间。
比方说，与人会谈时，若言不及义、喋喋不休，再多的时间也浪费了，如能把握谈话要领，言谈简要切题，就可将预定的会议时间节省半小时到一小时，而节省下来的时间，就成为自己的时间，可自由有效地运用。
前、后段空档时间，都是在有意识的计划下产生的，而中段空档时间却往往是偶然发生的。中段空档时，许多人常因事情尚未告一段落，情绪不稳，以致白白浪费了这些时间，因此，现在建议大家，可运用这段时间作一下情绪上的调整，或思考新的构想等等。
以上所说的利用空档时间法，最重要的观念，即是：不要让时间来支配你，而应该是你去支配时间。如能建立这种正确想法，身体力行，必能将时间作出有效的计划分配，完成一些有意义的工作。
操作程序会影响工作质量
一件工作的完成，必有其“顺序”，而工作的“顺序”常能左右时间的价值及效率。一般
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