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哈佛管理技能培训教程-第266部分
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投影机的要领简介如下：
（1）使用投影机时应该站立。站立不仅便于操作，而且可令陈述者掌握全局而不致沦为投影机的配角。
（2）使用投影机时不应熄灭全部灯光，因为一旦熄灭全部灯光，则身为主角的陈述者将从听众的视野内消失，并使投影机成为听众注视的焦点。
（3）可当场在空白的投影片上书写或绘制简单的文字或图形，复杂的则应事先备妥。当场书写或绘制，不仅可以令听众产生真实感及亲切感，而且仍可进一步吸引听众的注意力；事先备妥投影片虽无上述好处，但却可节省时间。
（4）投影片不必讲求完美，但至少应整齐清楚。
（5）每张投影片原则上应引入一种观念，以令听众对该观念产生完整的印象。
物品的展示技巧、
在陈述过程中，主席常有机会展示物品，因此他需要讲求展示物品的技巧。现将有关技巧简介如下：
（1）公开地将物品带进会场，不要遮遮掩掩，也不要将它藏在身上或是其它隐蔽处，而应置之于会议桌上，以便引发与会者注意与好奇心，并且方便主席在适当的时候从事展示与讲解。
（2）在展示与讲解物品之前，切莫玩弄它，以免引起与会者焦灼感。
（3）展示物品之际，应令与会者都看清楚。主席最好是将它置于与会者视线接触到的范围内。倘若有少数与会者因座位角度关系以致视野不佳，主席应主动调整自己的位置，以便令这些与会者也能看清楚该物品。
（4）展示物品之际，主席应小心翼翼地将它当作贵重的物品看待。这不但可强调主席对展示中的物品的重视，也可令与会者重视该物品。
（5）在讲解物品时，主席切莫将它交给与会者轮流观察或触摸，因为主席一旦把物品交出，则正在观察或触摸的与会者，将无法留意到主席的讲解，尚未轮到观察或触摸的与会者，也因焦急地等待物品的传递，而无心聆听主席的讲解。
（6）如展示物品时需要对它进行操作，则主席应事先将操作方法演练纯熟。倘若主席显示不知如何操作，则与会者不但会降低对展示品的评价，而且也会降低对主席的评价。
会议倾听要点
曾经有人说：“造物者之所以赐给我们两只耳朵与一张嘴巴，恐怕是希望我们多听少说。”但遗憾的是，绝大多数人却反其道而行！
在会议中，倾听是主席与与会者双方都必须培养的技巧。尤其就主席来说，倾听更是一种绝对不可或缺的修养。不过，有很多会议主持人却未能了解倾听的真义，他们之中甚至还有不少人以为不说话便是倾听。这是一种严重的错误！倾听是一种极富警觉性与极费心思的历程。在面对面沟通的场合里，倾听不仅是指一般所熟悉的“耳到”，即运用听觉器官去接收信息，它仍包括“眼到”、“心到”与“脑到”。现扼要阐述如下：
（1）眼到。即观察沟通对手的脸部表情、眼情、手势、体态与穿着等，以判断他的口头语言的真正涵意。
（2）心到。即以换位思考的态度站在沟通对手的立场与角度，去体会他的处境与感受。
（3）脑到。即运用大脑去分析沟通对手的动机，以便了解他的口头语言是否话中有话、弦外有音。
除非会议主持人能够同时做到耳到、眼到、心到与脑到，否则在会议中，他将无法获致良好的倾听效果，换言之，他将处于某一个程度的“听而不闻”的状态。
下面列举了在会议过程中，一般人最容易犯上的十五种倾听的毛病。前八种毛病足以令自己无法有效地听取他人的信息，后七种毛病则足以令他人无法有效地听取自己的信息。希望会议主持人能将这些毛病当作诫律。
1毛病之一：作白日梦
（1）耳虽到，却听而不闻；眼虽到，却视而不见；心虽到，却荡漾于九霄云外；脑虽到，却神不守舍！
（2）若想作白日梦，为什么不选择会议室以外的场合！？
2毛病之二：只听取话语中所传达的事实
（1）事实有可能被误解；事实有可能被曲解；事实有可能被隐瞒；事实有可能被夸张！
（2）真正重要的并不是话语中所传达的事实，而是话语所涵蕴的观念或用意！
3毛病之三：萎靡不振
（1）精神涣散等于心智的局部瘫痪。处于这种状态的人，自然注意力不集中。
（2）振作精神是倾听的第一步！
4毛病之四：拒绝听取某人或某种主题话语
（1）你能根据说话者外表、教育程度、人缘、财富等因素而判定他的话不值得你听吗？
（2）你是否认为难以理解的话或引不起兴趣的话都不值得你听？
（3）只有无知的人或是含高度偏见的人，才会对以上两个问题作肯定的答复。
5毛病之五：情绪激动
（1）当一个人情绪激动时，他通常只能听到他所想听的话语，却听不到他所不想听的话语。
（2）先冷静下来再听！
6毛病之六：心不在焉，但却摆出凝神谛听的姿态〖HT5”，5SS〗本来心不在焉已经有碍听的效果，摆出凝神谛听的姿态，将进一步隔绝信息的接收，因为可用以接收信息的心思，已被转用在摆姿态上。
7毛病之七：笔录所听到的一切信息
如果就所听到的话语作重点性或总结性的笔录，则可增进倾听效果；倘若笔录所听到的一切信息，则因无足够时间研判信息的真义，致使倾听效果反而受害。
8毛病之八：未能善用“听话比讲话快”优势
（1）一般人听话的速度大约较讲话的速度快三倍。但遗憾的是他们在听取话语时，常常以多余的时间想别的事情。
（2）既然听话比讲话快，我们应将多余的时间用来对听到的话语作总结，或用来研判讲话者的真正用意。
9毛病之九：含糊不清
有些人在刚开始说话时音量甚大，接着愈说愈低沉，直到听不到声音的地步。这种说话习惯常令听者不知所云。
10毛病之十：开口不能自休
有些人总是以口代耳，他们一开腔即无法停顿。因为他们不把说话机会留给听话者，致使听话者愈听愈感不耐，愈感不耐则愈不想听！
11毛病之十一：说话慢慢吞吞
（1）说话慢吞吞的人常常给人一种矫揉造作的感觉。
（2）一般人通常欠缺耐心去听取速度太慢的话语。
（3）以上两种情况的综合结果：人们多半不愿意听取说话慢吞吞的人的话。
12毛病之十二：神秘兮兮的说话方式
这种说话方式很容易令听话者感到说话者故意夸张或扭曲信息的内涵，致使听话者对说话者本人的关注，超过听话者对说话者所传达的信息的关注。
13毛病之十三：透过鼻孔说话
这种说话方式很容易给人一种苟且、马虎的印象。说话者好像怕伤元气那样未能郑重其事地传达信息，致使听话者贬低对该信息的重视。
14毛病之十四：说话时两眼斜视
说话时正视听话者本是应有的礼貌。倘若说话者两眼斜视，往往会令听话者认定说话者心存不轨，甚至认定说话者并非善类，因此对他所说的话产生排斥感。
15毛病之十五：说话时犹豫不决
有些人说话时吞吞吐吐，好象有许多顾忌，另一些人在提出见解之后，又试图修正自己的见解，这两类说话方式最容易令听话者觉得说话者欠缺自信心，致使听话者对所听到的话语也欠缺信心。
倾听的重要性与要领，在上文中已说过，但是就会议的参与者来说，下面三点值得特别留心：
（1）要随时掌握问题的焦点。在会议过程中，虽然可能枝节丛生，但你应特别留心问题的焦点之所在，以免偏离主题。
（2）要抗拒邻座者的私下交谈。有时你会碰到喜欢私下交谈的邻座，你最好是和颜悦色地向他指出，你对讨论中的主题很感兴趣，并展示凝神谛听的姿态，这将可杜绝他的干扰。当然主席或你的上司想跟你私下交谈，你不应回拒他，因为这是你发挥影响力的途径之一。
（3）不要中途离席——除非你不介意会议的终极结果是什么，否则你不应在会议中离席。在会议中离席，犹如在棋赛中离席而任由对手搬动棋子那样的不智。当你重临会议桌，很可能重要的问题业已定案，或是重要的契机业已消失。有些主管喜欢在会议中离席处理业务，这是一种很坏的习惯，它不仅有失礼仪，而且极易错失良机。
会议答复要点
许多会议主持人都存有一种观念，以为在会议过程中，与会者所提出的问题不仅需要获得答复，而且非获得主席的亲自答复不可。这种观念是错误的。试问：当与会者所提出的是与会议无关的问题，或是足以妨碍会议目标的达成的问题，难道还要获得答复吗？由此可知，主席应针对与会者所提出的问题作判断，以决定它是否应获得答复。
就算与会者所提出的问题是值得答复的，也不一定非由主席亲自答复不可。固然有些问题应由主席亲自答复，有些问题则可由其他与会者答复，甚至可由发问者本人答复。至于在哪些情况下由谁来答复较为恰当，现列表展示如下：
〖JZ〗〖HT5”，5H〗〖ST5”，5HZ〗表1121〓会议答复调查表〖HT5”，5SS〗〖ST5”
，5BZ〗
〖BG（！〗〖BHDFG2，FK7，K32F〗由谁答复？〖〗在〓哪〓些〓情〓况〓下？
〖BHDG10，FK7，K32ZQF〗主〓〓席〖〗·〖ZK（〗直接向主席征求答复的问题，原则上应由
主席亲自答复。〖ZK）〗
·只有主席才能答复的问题，应由主席亲自答复。
·〖ZK（〗因为时间不够，主席想移转到另一议案的讨论时，可由主席亲自答复以节省时间
。〖ZK）〗
〖BHDG10，FK7，K32ZQF〗〖GP〗其 他 与 会 者〖〗·假如其他与会者能够答复时。·
假如其他与会者想表示意见时。·假如时间充裕时。·〖ZK（〗假如主席一时不知如何
答复，或是需要时间去思索答案时。〖ZK）〗
〖BHDG16，FK7，K32ZQF〗〖GP〗发〓问〓者〓本〓人〖〗·〖ZK（〗如果主席意识到发问者
有意见要表达时，可让发问者先答复他自己所发出的问题。（在会议中我们常常发现，有些
具有强烈意见要表达的与会者，往往会先以发问者的低姿态征求主席或其他与会者意见，然
后再表达其意见，以便令自己的意见与别人的意见之间产出强烈的对比，从而增加自己的意
见受重视的程度。）〖ZK）〗
·〖ZK（〗如果主席或其他与会者无法答复，而主席感到发问者或许有他自己的看法时，则
应让发问者本人答复。〖ZK）〗〖BG）F〗〖HT5”，5SS〗
会议发问要点
发问的目的
在会议中，发问的最主要目的是在于启开话匣，以利沟通进行。一旦沟通纲络被启开，主席可借发问来实现下列八种目的：
（1）收集资料。“你可否概要地谈一谈此次你在东南亚考察市场所见所闻？”
（2）透视对话者动机意向。“哪些因素促使你决定放弃此次的晋升机会？”
（3）提供资料。“你晓不晓得公司对所有编制内的员工均提供子女教育津贴？”
（4）鼓励意见参与。“你对构想中的作息时间变动持什么样的看法？”
（5）确定自己对对话者的话语及感受理解程度。“让我总结一下你对这个问题的看法……我这个总结是否与你的看法一致？”
（6）鼓动对话者对某一问题进行思考。“你认为扩大行销网在当前是不是一种明智的举措？”
（7）测定意见是否趋于一致。“这次加工资的幅度与你期待中的幅度的有无差距？”
（8）言归正传。“由于加班费的调整带出了许多有关问题的讨论，不知各位对我先前所提及的加班费调整幅度仍有什么意见？”
问句的型态
了解了发问的多种目的后，主席可运用适当的问句来实现发问的目的。问句的类别虽多，但基本上它们都是由以下两种型态的问句所演化出来的：
（1）封闭式问句。这是指足以在特定领域中带出特定答复（“是”或“否”）的问句，例如“上星期你告假几小时？”、“你是否认为现状非改变不可？”、“你第一次发现这种问题是在
什么时候？”等。封闭式问句可令发问者获得特定的资料或信息，而答复这种问句
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