友情提示：如果本网页打开太慢或显示不完整，请尝试鼠标右键“刷新”本网页！
哈佛管理技能培训教程-第271部分
快捷操作: 按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页 按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页 按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部! 如果本书没有阅读完，想下次继续接着阅读，可使用上方 "收藏到我的浏览器" 功能 和 "加入书签" 功能！
对5～15人的团体，如要介绍新战略或重要成果，大型翻动图表或硬纸板上的图表就很好。高架放映机放映的图像适用于中型的团体。放映屏幕上显示的幻灯片、电脑胶片和电影也如此。如果电视够大，录象带就很合用。要坐在会议室后排检查一下。你能看清包括标题和数字的所有细节吗？
如果你绘制图表，要用电子黑板而不用黑板或纸架，这种装置使你能复制和分发。
对100人以上的团体，高架幻灯片，电影胶片和电影能博得人们的注意。屏幕必须大得足以使每个人都能看清楚。还必须有麦克风及良好的扩音系统。在大型团体里，如果你想要回馈和交流，可选用能使灯亮着的媒体，如高架幻灯片。
熄灯的媒体如电影，对于打动消极的观众最起作用。对于极大的集体如商业展览集会或大会，专业开发的多媒体展示产生的影响很大。
宣传小册子如果使用得当，就适用于人数可多可少的集体。不要把所有小册子一下子散发出去，因为人们可能只顾翻阅不注意你的内容。一次分发一种，以使人们配合你讲的内容一起阅读或者给每页涂色作标记，装在一个对套里，以使人们可以按照你的指点去查阅。
（2）选择适合开会场所的媒体。在某一环境合用的视听器材，在另一环境可能不很合用，甚至根本不合用。
在你自己的会议室或大办公室里，什么都行。
对于在顾客所在地的会议，要选用“能运输的”视听器材，而且要不依赖于绝对安静或有可以用作投影荧幕的墙壁等条件。翻动的图表是万无一失的。备有内装荧幕的电影装置和具有大而清晰的监视荧幕的移动式电脑要好些。如果你想放映电影或使用高架幻灯片，就须自带荧幕。
在旅馆和大会堂开会，如选用标准的媒体，就可省去自带设备的麻烦。大多数单位都有诸如图表架，高架放映机和黑板等设备。如果你想用一些特殊的东西来激起听众的赞扬，如多媒体的展出及用你自己的电脑放映图像等，就要有备用器材和装配及调试的充分时间。听众最厌烦的莫过于由糊里糊涂的放映者操纵着使用不当的设备。
（3）选择适合会议目标的媒体。有些会议要求变动，有些会议则只要求注意，还有些会议要求回馈。你选定的视听器材可能有所帮助，也可能有所妨碍。
如果你想要说明或加深印象，最好选择高度声像化的媒体，如电影、幻灯片、电影胶片或录放像机。
如果你想要说服或宣传，就选用能使你把控制转换为变动的媒体。要用电影胶片或翻动图表来保持对思路的控制。然后当你准备好输入时，就转换为自由式的媒体，诸如空白的画板纸，或写在硬纸板上的问题等。
如果你想要培养或训练，就用“被动”的媒体诸如电影和录像带慢慢来。研究表明知识技能是和亲身参与成比例的。如果你想要解决问题或设计程式，变动是必不可少的。因此，除备用的直观图像外，要用黑板，空白图表纸和每人一份的笔记本。电子黑板和带有放映装置的电脑对工作会议也是很好的选择。
会务物品
为了做到一切物品都在手头，应在会前及早将大部分供应品运出。每个纸箱拴一张存货管理清单，上面写上发运日期、时间和发运地点、保险号码及其它识别标志。事先应与会议地点商妥在你的工作人员到达之前接收和储存运送的物品。每个纸箱上均应清楚地标明“某年某月某日为某某公司的大会掌管”。一般运往企业外面的会址的物品为：
（1）有公司名衔的普通信纸、白信纸和信封，以及其它特别印制的物品。
（2）标准的打字纸。
（3）有横格的便条纸。
（4）标准的和特大的纸夹。
（5）便笺簿（数量应足以供应所有登记者）。
（6）削尖的铅笔（数量应足以供应所有登记者）。
（7）开支帐目表、订购单和旅行申请的格式。
（8）公司电话簿。
（9）公司管理部门的花名册及地址。（10）公司内部便笺和信封。
（11）硬纸夹。
（12）剪刀。
（13）钉书器及钉书钉。
（14）尺。
（15）工具箱，内有榔头、老虎钳、铁钉、平头钉以及其它小工具。
（16）绳线。
（17）铁丝。
（18）延长电线。
（19）透明胶带。
（20）空白登记表格及有关材料。
（21）会议证章和证章套。
（22）粉笔。
（23）奇异笔。
（24）黑板架上用的大张空白报纸本。
在开会场所可能难于觅到的设备，如：
（1）有特大号铅字的打字机。
（2）幻灯机。
（3）电影放映机。
（4）复印机。
（5）口述记录机。
（6）摄影机。（7）有配音的电影胶片放映机。
（8）特制实物大模型、陈列品、模型、旗帜、牌示旗子或装饰品。
（9）录放像机。
（10）个人电脑。
第四章 哈佛经理会议问题分析
最好的控制便是避免丧失控制。主席控制会议的最佳举措，便是预防各种问题的发生。一旦无法避免问题的发生，则主席应讲求正确的对付办法。
一般而言，最容易令会场丧失控制的问题有以下八种：
（1）与会者的发言离题。
（2）与会者间交头接耳。
（3）与会者分心。
（4）与会者之间发生争论。
（5）少数人垄断会议。
（6）与会者显露不安并急于离席。
（7）与会者拒绝参与。
（8）主席自己离题。现将以上八种问题的肇因、预防措施及补救途径扼要地陈述如下：
与会者发难
1原因
对会议目标或讨论主题不清楚。
（2）过度关心某些问题，或基于某些迫切的需要而在无意中离题。
2预防澄清会议的目标与讨论的主题。
3补救
（1）主席应具高度的敏感性，以分辨离题的发言。
（2）主席以未能澄清会议目标或讨论主题而当众致歉。举例来说，主席应宣称：“你的发言有点偏离主题，那一定是因为我没有将会议目标或讨论主题诉说清楚。容许我再把会议目标及目前的讨论主题复诵一次……”
（3）主席可以技巧地问发言离题者，他的发言究竟与讨论主题或会议目标有何关系。运用这种技巧的时候，主席在态度、措辞、语气及面部表情上，均应刻意避免令离题的与会者感到主席是在讽刺他或挖苦他。
（4）主席可以技巧地将离题者的言述挡在一边。譬如主席可这么说：“刚刚你提到的这个问题显然非常重要，但是它跟我们的会议目标及讨论主题似乎并没有太大关系。假如你不介意，我希望将它留待会后再详谈。”
与会者分心
1原因
（1）对会议目标及讨论主题不清楚。
（2）感到沉闷无聊。
（3）会议中所涉及的某些问题或意见触发他们交谈。
（4）外界环境干扰。
（5）对会议内容缺乏兴趣。
2预防
（1）澄清会议的目标与讨论的主题。（2）令与会者感到会议有益及有趣。（3）慎选会议时间及地点。
3补救
（1）尽管主席能够确定与会者的交谈与讨论中的主题毫无关系，主席都应先假定他们的交谈与讨论中的主题有关；然后问交谈者愿不愿意说出他们的看法，以便令其他与会者也能分享他们的看法。
（2）作短暂的停顿，甚或稍作休息。
（3）如多数的与会者都分心，则暂停会议，等造成分心的原因消失了再续会。
（4）如少数的与会者分心，则主席可不予理会，亦可就本身的发言作短暂的停顿。
与会者争议
1原因
（1）对会议目标或讨论主题不清楚。
（2）对会议过程中的某些问题，具有不同的看法或感受。
（3）凭会议而相互发泄相互间的不满，甚或借会议而相互挑衅。
2预防
（1）澄清会议的目标与讨论的主题，以避免离题的争论。
（2）事先强调这样的观念：“真正重要的是：什么是对的，而非谁是对的。”这个观念有助于避免题内的争论。
3补救
（1）倘若争论是离题的，则立刻制止，并复述会议的目标与讨论的主题。
（2）倘若争论是题内的，则：①先强调“什么是对的”远比“谁是对的”更加重要，然后将注意力集中在论点本身，不再理会人物本身。②征求沉默的与会者的意见。③主席显示自己的个人观点或个人立场。
与会者拒绝参与
1原因（1）怯场。（2）感到气氛不对。（3）不喜欢主席对待某些与会者的态度——如令某些与会者感到难堪。
（4）会议不具实效。
2预防
（1）创造和谐的气氛。
（2）切莫令参与意见的人感到难堪
（3）令会议具实效。
3补救
（1）倘若与会者因感到沉闷而拒绝参与，则主席应鼓动其兴趣。
（2）倘若与会者因怯场而拒绝参与，则主席应设法排除该种心理障碍。
（3）倘若与会者人数众多，则采取分组讨论方式进行。主席可将与会者分成若干组，每组以不超过六人为原则。每组选定一位组长主持议案的讨论，每组另选定一位成员负责讨论结果的记录工作。分组讨论结束之后，由各组指派一位成员，代表该组向全体与会者报告讨论成果。按此种方式进行，与会者拒绝参与讨论的现象将一扫而空；因为：
①分组讨论时人数较少，与会者怯场的程度可大幅降低。
②各组须要轮流向全体报告讨论成果，这含有竞争的成份在内。因此在荣誉感的鼓动下，各组成员将会比较认真地进行议案的讨论。
③代表各组发言的人的心理负担可以大大减轻，因为他所发表的意见无论是好还是坏，是成熟还是不成熟，都不是他本人的意见，而是整组人的意见。
与会者情绪变化
1原因
（1）会议逾时。
（2）与会者有其它事要办。
（3）会议不具实效。
2预防
定立会议的结束时间，并准时结束。
（2）如会议可能无法按预定时间结束，则事先言明。
（3）选择符合与会者希望的会议时间。
（4）令会议具有实效。
3补救
（1）结束会议并安排续会的时间。
（2）休息。
（3）以小故事、挑战性问题或节奏的改变，重鼓与会者的兴趣。
少数人垄断会议
1原因
（1）多数人并不积极参与。
少数人思考快速，善于表达，且对会议表现热忱。
少数人好求表现。
2预防
（1）开会之前鼓励所有与会者都积极参与。
（2）如已知某人可能垄断会议，则事先与他疏通并请他节制。
（3）报名发问。
（4）要求轮流发言。
3补救
（1）巧妙地阻止。比方说，告诉垄断者：“你的宝贵意见我们已经听了很多，而且我们也都能够领会你的意思。让我们也听听其他与会者是否有其它的看法，好不好？”
（2）指派工作给喜欢垄断会议的人去做。
（3）故意将视线避开垄断者，以免令他误以为主席仍想听取他的意见。
主席自己离题
1原因
（1）资料准备不充分。
（2）与会者发言离题，导致主席本身发言也离题。
2预防
（1）主席本身应充分地准备资料。
（2）主席应随时考虑与会者的发言是否离题。
3补救
（1）主席应鼓励与会者随时指出其离题的坏习惯。
（2）主席一发觉自己离题，应即刻向与会者致歉并改正。
第五章 哈佛经理会议处理方案
对一般人来说，参与会议的机会往往要比主持会议的机会为多，因此不能无视参与会议的要领。尽管可以从前文所介绍的各种主持会议的技巧之中，隐隐约约地看出参与会议的诀窍，但仍想借以下的篇幅，将参与会议的人所必须特别留心的要领，作简略的说明。
建立正确心态
我们必须特别强调的是：在任何一个机构内，绝大多数重要的决策都是在会议中制定的。有了这种认识，我们再不能对会议掉以轻心，而应视之为有助于个人事业发展的一种手段。事实上，会议是说服别人接受你的意见的一种场合，�
快捷操作: 按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页 按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页 按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部!
温馨提示： 温看小说的同时发表评论，说出自己的看法和其它小伙伴们分享也不错哦！发表书评还可以获得积分和经验奖励，认真写原创书评 被采纳为精评可以获得大量金币、积分和经验奖励哦！