一个外企女秘书的日记-第3部分

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“我表哥他非常无聊……”小石想分辩。
“作为秘书，就不能养成这么说话的习惯！”
科长打断了小石的话。
“不管是打电话还是直接上门来，客人找你肯定就是有事。没事他找你做什么？不管是什么事，作为秘书，你都要热情接待。你问客人‘你找我有什么事吗？’表面上是很礼貌，实际上是一种冷淡，而且是从骨子里表现出来的冷漠。你们可能没享受过这种‘待遇’，没有这方面的体会；我是深有体会的！就是在前几天，我到一家公司去，对方的秘书小姐也是这么问我，让我感到非常别扭，觉得自己是个小偷，还没进门，就要接受盘问。其实，她只要稍微换一种口气，问‘你找我是什么事？’我心里就会好受得多！”
“我想补充一点。”
孟姐接着科长的话题，不紧不慢地说：“还有一些秘书喜欢问客人＇你预约了吗＇，这种说法跟＇你找我有事吗？＇一样，容易让客人反感。作为秘书，客人预约没预约，你自己心里应该有数，所以，这么问客人就是失职；客人没有预约不请自来，那是他们没有礼貌，但你不能用＇你预约了没有？＇这种冷漠的方式回敬他；表面上，你是很客气地问对方预约了没有，实际上是告诉客人，我知道你没有预约，你不请自来，让我讨厌。别人不走斑马线横穿马路，你就有理由开车去撞他？客人既然上门了，作为秘书，你就得无条件地热情接待，不能因为他们没有预约而怠慢他们。”
“没有预约，怎么接待？”小石认真地问。
这应该是常识，但孟姐还是很认真地对小石说：
“首先要弄清来客的姓名、所在的公司或单位，有什么事情。如果客人点名要与某某见面，就应当立即与当事人联系。但是，在联系好之前，不要给客人肯定的答复，因为当事人可能不在，也可能不愿见这位客人。如果是不愿见这位客人，你就要这样答复人家：‘实在对不起，某某不在家……’。这样，你就不至于给客人留下一个缺乏诚意、为人冷漠的印象。”
“对！”科长说，“秘书最可怕的就是冷漠，而最可贵的则是热情。有热情才有亲和力。如果你们几个要问自己是否已成为一个合格的职业秘书，你们就问问自己，我身上有没有这种亲和力。”
“科长，什么是亲和力？”玛丽有意将科长的军。
“亲和力就是与人为善，助人为乐，在保持自己心身愉快的同时，让你周围的人也感到愉快，使他们愿意和喜欢与你一起工作。”
科长似乎也没好好琢磨过“亲和力”这个词的确切含义。与做理论家相比，秘书更应该是个实干家。
“亲和力也可以说是一种氛围，在自己帮助别人的同时，自己肯定也会得到别人工作和情谊上的回报。”
我觉得，亲和力的准确含义是什么并不重要，重要的是秘书身上必须有亲和力。秘书部门是一个企业的神经中枢，上传下达，左迎右送，都是秘书的工作。几乎秘书的每项工作，从收集信息到给领导安排工作日程，都需要各科室和各部门的协助配合。秘书有了热情，就能把繁杂和许多额外的工作当作机遇，就能把那些不管预约没预约、真正是有急事要找领导的人当成朋友；就能真诚地宽容别人的一些不礼貌甚至是鲁莽的行为，这样，人家会自然而然地信赖你，这就是亲和力。

麻风病人（2）

确实，秘书在公司里的位置是有些特别。有些秘书一方面由于工作能力强，又善解人意，很受领导的欣赏，所以，她的地位在无形之中上升了；另一方面，由于秘书能经常优先得到公司内部机密，甚至是最高机密，如公司在开常务会议时进去送茶，就可能听到某某要调到什么地方当总经理的消息，一些部门的人也会因此而对你另眼相看，甚至相当羡慕，因此，一些秘书在不知不觉中，也会产生一种优越感。但是，如果一个秘书在工作中，一天到晚总是带着这种优越感，以睥睨一切的目光看待别人，永远摆出一副事不关己的样子，让别人总觉得自己是在求她或打扰她，她的工作还能做好吗？特别是在秘书部门内部，如果她脸上总是露出一副戴着假面具一样的表情，即使再有能力，一样会影响团结、破坏大家的情绪。一个成功的秘书，总是三分做事，七分做人。
前几天，在十三楼一家美国投资银行当秘书的师妹就被老板炒掉了，理由就因为她是个“冷面美人”。客观地讲，她的工作能力相当强，老板交待的事从来不用老板再操心，人更是长得漂亮，可她自视甚高，加上感情上被在美国哈佛留学的男朋友伤害过，所以对待各部门的人和外来的客人总是带着几分警惕和不屑。慢慢地由于不能与各部门配合，老板发现和意识到事情的严重性后，也只好让她另谋高就。
“当秘书最可怕的是冷漠。一个冷漠的秘书，就像一个麻风病人，你不愿意理人家，人家更不愿理你，而且离你越远越好。这样的人还能做秘书吗？”科长最后说。
下班的时间到了，大家收拾东西准备回家。
“玛丽，你知道怎样做一个可爱的女人吗？”托尼开始跟玛丽瞎侃。“我可以教你秘诀。”
“我不知道。”玛丽冷冰冰地说，“我也不想知道。”
“托尼，你说说看。”珍妮挺有兴趣。
“这个秘诀就是十九八七六五四这几个字。”托尼卖关子。
“十九八七六五四，怎么理解？”珍妮问。
“十就是十分热情，九就是九分独立；八就是八分智慧。”
“为什么不能是十分智慧？”珍妮问。
“这还不明白，因为太聪明的女人会让人感到害怕；女人最好是在聪明里带一点点傻气。”
“瞎说。”珍妮接着问：“那么七呢？”
“七就是七分灵气，六就是六分浪漫。五就是五个工作日，就是说女人必须有工作；如果女人没有工作，不管是做官太太还是被包二奶，都不会可爱。”
“那么四呢？”
“四嘛，”不知托尼是真的忘了，还是本来就在瞎编：“四就是有四个爱你的男人。”
“哇，太幸福了。”珍妮被托尼逗乐了。
“珍妮，别晕过去了，你还得挤公共汽车回家。”
玛丽给珍妮头上泼了一桶冷水。
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*四月
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俗话说“伸手不打笑脸人。”当领导发火时，你赶紧主动道歉，就等于你已经举起了白旗，对方还忍心对准你开枪？总之，先把领导的怒火压下去，把一场可能发生的风暴消弭再说；如果自己真的比窦娥还冤，然后再想办法为自己申冤也不迟。当时不管你怎么解释，领导肯定认为你的“解释”都是在“推卸责任”。

伸手不打笑脸人（1）

四月某日
一上班，公司驻西安办事处的邵文华的母亲来了。
她提出要见姜总，由于姜总太忙，所以科长让我负责接待这位快七十岁的老奶奶。
老奶奶说，自去年七月邵文华派到西安去之后，现在家里谁也管不住她那宝贝孙子了。这孩子不好好学习，成天跟社会上一些不三不四的人混在一起，眼看着明年要考大学了，家里人都非常着急；只有邵文华才能管住这孩子，所以她今天来公司，就是想请公司把邵文华从西安调回北京。
“这孩子如果明年考不上大学，那他一辈子就毁了。”
邵奶奶说着，眼泪就出来了。看着她老泪纵横，我心里非常难受，也差点陪着她流泪，不知道如何帮她。就这样，老奶奶反反复复说了一个多小时，我才把她送走。
送邵奶奶到大门口，回来刚出电梯口，值班的玛丽就指着我对一位客人说：“这位就是孙总的秘书，由她领你去孙总的办公室吧。”
我脑子里一闪，孙总今上午没约任何客人，这位客人是哪里来的？
在我纳闷时，客人朝我微微一笑：“给你添麻烦了，不好意思。”
来客也就二十几岁，很精神，跟一部记不起名字的电视剧里的演员的长相非常相像。脸上虽带着歉意，但笑容很灿烂。于是我带路领着客人到了孙总办公室。
十二点整，我正准备起身下楼吃饭，孙总来电话让我去他的办公室。我一进门，孙总就劈头盖脸地朝我大发雷霆：
“于雪，你今天脑子进了多少水？！你居然领着一个卖保险的到我办公室来；他死缠烂磨，浪费了我整整一个上午！”
仿佛有颗原子弹在我头顶上爆炸。我眼前一阵发黑，眼泪差点就掉下来了。我定了一下神，马上说：
“孙总，实在对不起，是我的失误。”
孙总见我这样，似乎也意识到他自己有点失态，便朝我挥挥手：“下次别再做这样的蠢事了。”
从孙总的办公室出来，我马上跑进洗手间。我的眼泪实在忍不住了，干脆让它流个痛快！这玛丽这家伙真可恨，真恨不得在她脸上狠狠地咬一口，破了她的相，让她一辈子也嫁不出去！这家伙害我害得太惨了……
我慢慢把脸上的泪擦干，朝楼下走去。如果我当时对孙总说这是玛丽失误造成的，把责任往玛丽身上推，那又会是一种什么结果呢？我边下楼梯边想。
如果我把玛丽推出去，除了让玛丽也挨顿臭骂以外，对我没有任何意义。也怪我自己粗心，让邵奶奶的眼泪把我弄得晕头晕脑的，不然不会惹孙总发那么大的火。
吃饭的时候，玛丽又挤了过来，问我，上午那位客人身高有没有一米八，我说不会有那么高，玛丽坚持说绝对不会低于一米七八。
下午，我又把中午的事情仔细地想了想。孙总朝我发火的时候，我赶紧主动道歉是对的。在当时的情况下，我不赶紧主动道歉，而是说自己太忙，或者找其他什么借口替自己辩护，孙总的火气可能会更大更持久。在当时，孙总实际上根本就不需要什么理由，他要的就是发泄！你越给他解释，他心中的火气就越大；如果你能给自己找一千个借口，他就有一千个理由骂你！明明知道自己有了失误，反而千方百计地给自己找借口，就像在外面饭店吃饭，结账时忘了让老板找你十元钱，你又花二十元来回打出租车，去要这十元钱一样，是非常愚蠢的事。
俗话说“伸手不打笑脸人。”这的确是一句至理名言。当领导发火时，你赶紧主动道歉，就等于你已经举起了白旗，对方还忍心对准你开枪？就是两军交战，还有优待俘虏的政策，何况是领导对待自己的秘书。总之，先把领导的怒火压下去，把一场可能发生的风暴消弭再说；如果自己真的比窦娥还冤，然后再想办法为自己申冤也不迟。当时不管你怎么解释，领导肯定认为你的“解释”都是在“推卸责任”。
有些女秘书容易情绪化，一听到批评，特别是错误的批评，当着领导的面，马上就泪如泉涌，号啕大哭。对于领导来说，他可能会动恻隐之心，当时不会再多说什么，但是从内心来讲，他可能会更看不起这种娇气的作风。对于秘书来说，出现这种情况更加可怕。

伸手不打笑脸人（2）

其实，道歉并不是一件可怕的事，道歉是一种智慧的表现。由于你只是偶然的失误，领导并不会把你怎样。领导发火，也只是一时之气；领导大都是比较理性的，他们对长期与自己共事的秘书的印象和评价，一般不会只凭这样一两件事就发生改变。所以，也就没有必要担心自己道歉认错后会被打入“冷宫”。
另一方面，秘书也应能够理解，领导也是人，也有自己的喜怒哀乐，秘书做错事让领导受了气，领导发泄是很自然的，所以也没有必要把领导发火的事看得太重，认为自己道歉认错就是对自己自尊心的伤害。总而言之，无论对领导还是对秘书，出现了失误就应尽快成为过去。否则，就会影响正常的工作。
当然，如果领导朝你发火的时候，你认为责任不在你，不必计较领导的态度，他发完火之后，你只是微微一笑，说句“我知道了”，以表示自己的开朗和大度。那你就大错特错，从此你在领导的心中，将永远是一个没有责任感的秘书。
道歉不仅是一种智慧，而且是一种品质。做错了事，主动道歉，远比那些千方百计地找理由给自己辩护的人，更能得到谅解，甚至是尊敬。因为对方能从你的道歉中看到你的人品中的正直和坦荡。秘书在日常工作中，总会出现这样或那样的失误，如领导问你问题，你回答驴唇不对马嘴；领导让你找销售合同，你却给他科研报告；日程安排出现“撞车”……所以，一旦发现自己失误，就应赶紧主动道歉，因此，学会主动道歉，对于秘书来说，应当是一种基本技能，就像要会打字，会说英语一样。
学会主动道歉并不难，只要诚恳就行。
下班的时候，我把中午的事给玛丽说了。作为师妹，她马上表示了道歉，并“向毛主席保证”，不再犯类似的错误，而且表示愿意接受我的“任何形式”的惩罚。
“我今天就不罚你了。”我说，“