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一个外企女秘书的日记-第5部分

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如果仔细反思,在我们秘书的日常工作中,从打电话到端茶送水,有多少类似于不让别人把话说完就提问这样不注意细节的小毛病?细节就是质量,而质量就是生命,这是现在连每个工厂里的工人都知道的道理,可在我们这些号称白领的秘书的头脑里,有多少人树立了“秘书工作质量”这个观念?现在所有的工人都知道,如果他们在工作中马马虎虎,产品出现质量问题,在市场上卖不出去,他们拿不到工资,他们就会下岗。如果我们当秘书的再不注意工作的质量问题,将来会不会也面临下岗的问题呢?想想真可怕!
“在与领导或客人交谈的时候,如果遇到没有听懂的地方,可先把问题记在纸上,待对方把话全部讲完之后,慢慢地把问题一个一个地提出来,这样不仅效果会好得多,而且双方会更融洽。”
课间休息之后,老师讲如何“听好”的问题,主要是强调在对方说话的时候,要注意力集中,不要老想别的事情。
“在听别人说话的时候,你最好看着对方的眼睛,这是‘听好’的最大诀窍。特别是当你与你的老板谈话的时候,你看着他的眼睛,他会觉得你信任他,尊重他,因此,他也会对你产生一种自然的亲近感。当然,让你看着对方的眼睛,不是让你死死盯着他,眼睛一动也不动,那样人家还会以为你要吃了他。”
老师的幽默,引起台下一阵哄笑。
“另外,在听别人说话的时候,你要有所表示。当对方说到关键的时候,或者快要说完的时候,你点点头,小声附和几句,让对方知道你是真正听明白了;如果对方滔滔不绝地说着,你无动于衷,或者显得非常紧张,对方也会感到兴趣索然。记住,无论是在接受老板的指示,还是听取客人的情况介绍,当他们说完之后,一定要对他们说话内容的重点重复一遍,特别是约会的时间和地点等,这样既可避免出现差错,也向对方表示了极大的尊重。”
老师喝了口茶,看了看手表,离下课还有几分钟,就笑着说:“最后,我还要送在座的各位秘书小姐几句。在老板给你们作指示的时候,不管自己是不是真正听明白了,在老板说话每次停顿的时候,你最好点点头,说个‘是’,这样,对于你的老板来说,是一种很好的心理享受,因为他既感到你的活泼与妩媚,也感到你的放心与可靠。”
台下许多人笑起来了。
我们虽然也经常参加一些培训班,但今天受益最多。
我们每个人从小就会说话,就像我们每个人从小就会走路一样。有的人跑一百米要十五六秒,而有的人只要十秒或九秒多;一百米跑十秒和十五秒,在跑步的姿势上没有什么本质的区别;它们的区别仅仅在一些细微的小节上。但就是这些小节,将我们这些凡夫俗子与世界冠军拉开了距离。
***************
*五月
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给领导挡驾是一件千万不能掉以轻心的事。如果挡错了,肯定要挨骂,如果你不挡,更要挨骂。比方,有些客人虽没有提前约好,但他找领导谈的事很重要。你就要首先问清楚客人的身份,问清身份以后,问他来访的目的是什么。

“officewife”(1)

五月某日
北京的春天实在太短暂了,没有几天的功夫,气温像火箭一样直往上冲,今天中午完全可以用“骄阳似火”来形容。好在北京昼夜温差大,早晨出门上班的时候,还感受不到炎热的威胁。
上午孙总去中关村的先创公司谈判。
我在前台值班。预约的客人不多,我便取出上个星期孙总到四川出差的票据,开始一张一张地整理。
十点钟,美国CTIV公司北京办事处文小姐打来电话,说他们的首席代表刚接到美国总公司紧急通知,必须在这个星期天之前返回纽约,所以,原订下个星期二与孙总的会谈,希望能提前到这个星期五,也就是明天,即使是今天下午也行,否则,会谈只能无限期延迟,请孙总于今天中午十二点之前给予确认。
怎么办?
孙总今天和明天的日程已排得满满的,可与CTIV公司的合作又非常重要,据说马来西亚的一家公司也在与CTIV公司谈判,如果不尽快落实,我们可能就要前功尽弃。可是,这是不是CTIV公司在玩欲擒故纵的游戏呢?
正当我在琢磨这事的时候,营业部的金科长来找孙总,说他打孙总的手机打不通,孙总已关了手机。我说孙总正在谈判,有什么事急着找孙总。金科长说上海那边来电话,上海这几天正在刮台风,我们帮安徽进口的一条生产线下不了船;安徽那边来了几个电话,说他们开工典礼都准备好了,市里许多领导要出席,就在等我们这条生产线;如果这条生产线不能按时到货,开工仪式就得推迟;用户很着急,说政治上的损失远大于经济上的损失,如果有可能,请孙总去趟安徽,与对方协调一下。
我把金科长的意思记录下来。
十一点整,孙总该开手机了,我正准备给孙总打电话,孙总的电话打过来了。他说他正在往回赶,现在塞车,堵在三环路上;他与先创公司的谈判很顺利,让我赶紧起草合作协议,下午一上班就交给他;再就是跟姜总请示一下,今天下午三点以后有没有空,如果有空,他想向姜总汇报与先创公司合作的问题;我想向他汇报美国CTIV公司的事,他马上打断我的话,说等他回公司再说,他现在还要把先创公司的项目再细想想。可这份协议将近三万来字,要在下午一上班就做好交给孙总,怎么来得及?!对,我想起来了,前几天玛丽利用金山公司做WPSOffice软件的模板功能,做了一个公司合作协议的专用模块,我只要将过去的谈判备忘录上的内容,按模块的要求往里粘贴就行,于是,我赶紧从电脑里调出以前与先创公司谈判的备忘录,起草与先创公司的合作协议。
我刚开始起草协议,一个40多岁的客人进来找孙总,说是孙总大学时的同学,出差路过北京,想与孙总叙叙旧……
当秘书就是这样!闲的时候虽闲,可忙的时候真忙!这边还在接客人的电话,那边领导又给你派活了;这个科室的事刚要协调,那边的客户又要更改已安排好的日程;他一改,所有的日程安排都得跟着变……
哪些事我该先做?哪些事可以往后推?客人的哪些话很重要?客人的哪些话不可全信?哪些事必须由领导自己决定?哪些事我应该根据实际情况自行安排……在这种繁忙杂乱的工作中,我真恨不得自己变成西游记里的妖怪,长出十个脑袋一百双手来,让它们帮我干活,帮我想问题。
到晚上快九点的时候,才把活干完。来到大街上,发现今天晚上的夜色特别美;白天喧嚣的车流已像潮水一样慢慢退去,显得静谧安宁;迎着习习的晚风,我想慢慢地走走,一是享受一下这温馨的夜景,二是活动活动坐了一整天的筋骨。
“小雪!”
有人在叫我。一看不知不觉来到建国饭店门口,门口正停着一辆红色富康出租车,车里伸出一个圆圆的脑袋。是刘大民,过去的老街坊,从小学到高中的同学。
“还在为人民服务?”我开玩笑。

“officewife”(2)

“对,我还在为人民币服务。”说着,刘大民拉开车门让我上车。
“我可没带钱。”我笑着说。
“过去我没有学习黄继光、董存瑞的机会,今天就让我舍己救人一次吧。”
跟电视剧里的张大民似的,刘大民也是天生的贫嘴。
“才下班?”
我点点头。
“都九点多了!这是什么公司,老板心肠这么黑,剥削你到这个时候?”大民装出一副义愤填膺的样子。“做什么工作?”
“当文秘。”
“什么?给人家当小蜜?”大民笑嘻嘻地说。
他的嘴怎么还是这么脏?!我的心情一下子让他搅坏了。我让他停车,我不坐他的车了;他也意识到自己的玩笑开过了,连忙装出抽自己嘴巴的样子。
回到家里,马上洗澡,可是不管用水龙头怎么淋,也冲不去脑海里“小蜜”这个词。洗完澡,习惯地拿出《写作原理》,想温习一下自学高考的课程,可怎么也看不下去,只好来到客厅,陪老妈看电视。老妈正在看一部流行的电视剧,言情加商战:一个有着公主般高贵气质的女秘书,陪着老板在一个豪华的包间款待客人;不久,老板借故离去,包间里只剩下女秘书和那个大腹便便的客人……
什么乱七八糟的!心里烦透了,回到自己的房间,关掉灯,强迫自己躺下。其实,做秘书两三年了,听到别人给自己的职业这么“崇高”的评价,也不是第一次了。去年春节中学同学聚会时,一个在清华读博士的男生就开玩笑说“秘书学校毕业的女生,将来全部会成为‘officewife’。”可是,今晚我就觉得自己特别委屈,感到特别烦,心里像吞了只苍蝇似的,想吐吐不出。
我们这些职业秘书,既像护士那样劳累,又像教师那样操心,可是为什么从刘大民这种布衣百姓,到那些号称“人类灵魂的工程师”的电视编导,都这么糟蹋我们的职业?如果撇开他们这种玩笑和娱乐的成分,秘书作为一种正当的社会职业,为什么长期以来在普通人心目中的形象,也总像是云雾缭绕的庐山,横看成岭侧成峰,远近高低各不同?有人认为,秘书长相漂亮,地位显赫,出尽风头,可在另部分人看来,秘书缺乏个性,默默无闻,专为人做嫁衣裳……
清澈如水的月光从窗口洒了进来。摇曳的树叶在月光中婆娑起舞;一片淡淡的云彩遮住了月亮,不一会月亮又露出了诡秘的笑脸。这张笑脸又让我想起刘大民那张笑脸。
原来都是月亮惹的祸!

“刚刚散会”(1)

五月某日
今天上午是小石在前台值班。由于不熟悉情况,差点出现失误。
九点刚过,有客人来找姜总。
“请问您是……”小石很热情地招呼客人。客人看上去已年过花甲,没有预约,也不自我介绍。
“我要找姜总说点事。”客人径直往里走。
“对不起,请问您是……”小石来到客人跟前,仍然是笑吟吟地问客人姓名。
“小姑娘,你是新来的吧?”见小石挡着他的去路,客人有些不高兴了。“我姓焦,如果姜为民不在,找孙振东也行!”
姜为民就是姜总,孙振东就是孙总。小石被客人这么说话的口气被震住了。她连忙说:“对不起,请稍等”,便跑进来要我出去帮她看看。
“焦总,原来是您!好久不见了,身体还好吧?”
见是焦总,我马上跑过去向他问安。焦总是公司的元老,我们公司中方派出的第一任董事,去年年初办的退休手续。
焦总态度也缓和了些。他说他有些想法跟姜总谈谈。“前天晚上我给姜总打电话,他说他这几天不出差,所以我今天就过来了。”显然,他还怕我找借口不给安排。
“焦总,实在不凑巧,姜总正在跟几个法国人谈判。您在休息室喝杯茶,稍等一会儿行吗?我这就去通告姜总,说您来了,看他什么时候能跟客人谈完。”
“好,谢谢你小于。”
焦总又指着小石说:“这新来的小姑娘挺认真的嘛。”他的意思很明白,是批评小石有眼不识泰山。
下午两点多钟,安徽国雄公司的关总来电话。
“你是小于吗?我是安徽的关勇,我想跟孙总通通话。事情是这样的,我们委托你们公司进口的那套生产设备,现在压在上海港口,卸不下来。给你们进出口部的人打过几次电话,他们似乎不太积极,所以,我想与孙总通个话,请他给进出口部的打个招呼。我们这里的开工典礼都筹备好了,要是设备这个星期运不到,市领导看不到东西,白跑一趟,那就要了我们的命了。”
这事昨天金科长已经向孙总作了汇报。这是无可奈何的事,再急也没用,在合同中有我们的免责条款。
“关总,您别急,”我说,“孙总刚刚散会,我马上就去找他,你稍等,请别挂电话。”
我到孙总的办公室向他说了关总的情况。
孙总说:“刚才进出口部的人也给我打了电话。说天气预报说台风最迟明天就会过去。你说这个电话我还接吗?”
我第一次见到孙总犹豫不决。我能理解,接吧,也帮不上忙,解决不了问题,解释也是多余;不接吧,多年的客户,多年的朋友,而且还是安徽老乡。
“小于,还是你帮我处理一下吧。”孙总犹豫了一阵后说。
回来到自己的座位,我拿起电话筒对关总说:“关总,实在对不起,几个办公室都找了,没见着孙总;等我见了他,我一定会把您的情况向他汇报。”
“谢谢,请你一定帮忙。”那边关总把电话挂了。
为了保证公司领导能集中精力静下心来考虑一些大事要事,或者协助领导处理一些他们不想处理的事,秘书必须要给领导“过滤
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