卡耐基成功全集之二经营管理方略-第102部分

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紊乱的情形。　剪报后，经过初步分类，接着分类成册，虽然不一定要依照卡文先生的
这种方式，但是，这种方式却能获得很大效果。汇集的资料经过分类组合，　其目的就是为了方便使用，此种剪报法正可提高剪报的使用率。卡文先生曾　
请教一位在报社工作的记者朋友有关如何活用剪报的问题，赞成这种做法，　更强调“无法完全使用的资料”就等于“贮藏的垃圾一般”。
面对信息爆炸的社会，将信息大量收集起来，也许没错，但对于一些片　面性的资料，必须配合其他资料，或是附注在其他资料之下才能完整的情形，　
在着手整理时，就必须考虑要使用这些资料与其他资料相互结合，以发挥其　用途。所以将信息分类处理，然后归档。对报社而言，即是放入资料室内，　
并非将其束之高阁，不知活用。
直接将资料贴在硬纸板上，由于不易随意取用，反而造成活用资料的阻　碍。同样地，将复印资料以浆糊、胶带直接粘贴在剪贴簿上，剪贴簿因而加　
厚，最后，整本本子反而凹凹凸凸，使用时也十分不便。
有关归档处理，若遇到小篇幅的资料，仍以一份视之，在其空白部分，　写上分类标题，有助于归档整理。若以三份资料作成一份时，则各以　1/3　版　
面作安排，或利用空白处，注明分类标题，如此在查阅时，便能立刻了解大　意。
总之，使用复印、活页式整理归档，是目前最理想的整理资料的方法。
5。以大、中、小项目作分类时，一定预留“备注”部分　资料的分类法中，首先不得不特别强调：分类方法无须墨守成规，应以
自我需求为标准，才是正确的作法。当然，着手分类时常会遇到令人伤脑筋
的困难，所以，初步分类只要遵守概略性大原则即可。一般商业人士则分“政　治”、“经济”、“外交”、“社会”等类别就足够了。
先有一个大纲，再对已收集的资料进行分类。但是各类资料与日俱增，　仅以大原则来分类的方式无法完全适应实际需求。因此，就得开始考虑以较　
细密的中级原则为分类标准。以个人为例，在“会计师”这一类中，又分“一　般税务”、“国际税务”、“新制商务税则”等中级项目；“律师”的范围　
内，也以“企业并购”、“著作权”、“企业立案”等中级原则为分类标准。
设计“中级原则”的重点是——切勿贪心急躁。所收集的信息还很少时，　就将资料按照中级原则分类，而不加以集中起来，如此反而因分类过密而使　
资料分散，造成使用不便的麻烦。为了不使这种情况重复发生，在筹划分类　前，先以“备注”预留空间，如此，当“备注”的份量增加到某一点时，再　
依据其内容重新设计新项目，应是最切合实际的作法。
随着中级原则的内容不断增加，到某一份量时，再细分小项目，例如：
“一般税务”中，又可分为“资产税”、“统计资料”、“变更登记”等小　项目。这时，再将偏离分类原则的部分，以“备注”来处理。
如此一来，按标题划分的剪报不断地整理归档，便无须一一翻阅已归档　的资料，按照原始分类，就可以立即检索到各项目类别中的卡片。为了应付　
突如其来的变化，可以采用铅笔注写标题。这样的话，即使内容必须再细分　为三部分时，也可将先前的标题擦掉，仍用原有的卡片再写上新标题就可以　了。
无论大项目、中项目、小项目，“备注”部分是绝不能疏漏的。因为即　使按照个人的需求自的，也可用备注来应付临时突发情况。而且，若在中级　
原则已足够，没有必要再细分小项目时，“备注”更可加以活用。
6。周刊杂志按照原貌入档处理　杂志是将新闻以专题介绍为主要的报导方式，尤其是周刊类的杂志。除
周刊外，各书摊间更充斥着各式各样不以新闻为报导内容，而以“内幕消息”　为主题的杂志。若与报纸相比较，这些杂志的确可提供一些惊人的消息。因　
此，在商业界内有不少人忙于收集这类的杂志。
前面提到的剪报，一律采取　B5　统一格式。而　B5　规格，对杂志资料是最适　合不过了。目前，最受商业人士欢迎的应是周刊杂志，而这类杂志的规格正　好是　
B5。因此，可一律将杂志中所刊资料直接整理入档，无须复印。这实在　省事又方便。
但是，将其原封不动直接归档时，必须注意，勿将资料毁损。若资料残　缺或者全无空白处以供装订时，则会造成不能装订入档的缺点。
为了预防缺失，可以利用周刊杂志的装订方式，使所得资料不致受损或　不能装订。大家都知道，目前的周刊杂志全部采用“长钉横式装订法”，只　
要翻开杂志至中间部分，这中间部分正好是长钉的折曲位置。当看到周刊杂　志中有重要的报导时，就拔起长钉，如此，杂志立即散开，即可完整地拿到　
所要的资料，甚至可直接在纸上打洞，然后入档。
将散开的杂志封面，连同重要资料一起装订入档。在成册的杂志资料中，　可以看到各杂志的出版时间及主要报导标题，这也成为一项重要资料，在查　
询时很方便。由于加上封面等于多了一层保护，资料就更不易受损了。
除了周刊杂志，像《财富》、《幸福》等综合月刊，或是颇受欢迎的《读　者文摘》、《商业周刊》等都是适合商业人士阅读的专门杂志。这一类杂志
若合乎　B5　规格的就可原封不动保存，若非　B5　规格，就一律复印，再打洞入档。　月刊性综合杂志中，若一本中只有一小部分资料合乎需求，即使大小不　是　
B5　规格，也要耐心地按部就班，复印存放。由于这类报导符合需求，所以
即使再多，对日后都必有帮助。此外，还要注意只要收集需求的部分，剩余　的部分则一律舍弃，才是整理的方法。
7。从各类书中复印重要信息，收集成适合自己的信息书刊　卡文先生因执笔写书为杂志社撰稿，每个月都须写相当数量的文字。其
写作来源，正是每日收集、整理的各类资料，有些从各类成册资料中，挑出　适合执笔的标题，所需要的部分也以复印收集成册，有别于原始的成册资料。　
当这本新资料册完成时，卡文先生所要的大概也完成　80％左右了，其余的，　就是所学多少的表现了。
在企业公司中，常常需要提出企划案或报告书，碰上这项任务，不知让　多少人伤透脑筋、绞尽脑汁，想法子好好表现一番。这时候，最大的资料来　
源，就是日积月累所得的成绩。懂得把握时机，发挥资料的效用，对收集资　料者而言，便算是已拟好　80％的腹稿了。
此时，手边资料便派上用场了，而且由于入档以活页式处理，便可在遇　到适用的资料时立即取出，甚至把不同项目的资料页一起抽出，同时参考，　
非常理想。这就是资料收集充分活用的方式之一。
当你要写一些法律的评论文章时，该如何使用现有的书籍作参考呢？当　然，不可能将每本法律专业书籍都再阅读一遍，时间有限，那又是如何进行　的呢？
通常，先列举出大纲，再按照所需的相关资料，预先在各书中作记号，　以　A、B、C　的顺序记下，再予以复印，同样地也依序再整理成册。因而在写　
作时，依照所列的大纲、段落，着手使用资料，再加上自己的专业知识和经　验，就能很迅速且正确地完成写稿工作了。
设计企划案的人，更需参考众多的书籍。若采用这种整理方法，制成一　本自己的资料专册，即使再复杂、棘手的企划案，也能迅速完成。
有效而充实的信息，实在是一位好帮手。
8。收集过期杂志，务必作目录或索引　把杂志能作成资料的部分，以复印或原始资料的方式保留，其余部份大
都丢弃。但是，像《法制时报》这类法律专业杂志，对专业人士有着极大的　价值，必须完全收集。
这本《法制时报》，自创刊以来已出刊了一千多期。这么庞大的数量，　绝不可能每本都当座右铭似地充分使用。也因数量过多，利用机会更少，更　
不可能对哪一期刊载哪一类法律判例完全牢记在心。为了弥补以上缺陷，要　设计“索引号”。
将《法制时报》以一百期作为一册，按照出刊年月份排列，并附上判例　标题，使一百期的重要内容全集中在“索引号”内。当要作判决或执笔写稿　
时，将索引号取出参考，此时必能立即查到某判例的出处，也可以委托秘书　代为查阅、复印。
对于过期的相关杂志，以这种索引方法处理，可使这些杂志充分被活用。　现今社会中，能收集最新、最实用的信息，是事业成功、工作顺利的条
件。至于该订多少份杂志，杂志又要保存多久则须视具体情况而定，当然，　应订阅有用的杂志，至于杂志保存，除了像《法律时报》对卡文先生十分重
要，而以索引号方式全部收集外，其他杂志，只收集适合的资料加以复印保　存。须记住，务必作成目录或索引再入档，以备日后查阅方便，使其成为一　套活用的资料。
9。成册信息，以颜色区分标题　成册信息的便捷在于资料能自由取用，立即归档，随身携带，极富机动
性。如前所述，常从成册信息中依标题抽取所需要的，或是为了配合工作、　节省时间，而将写时要用到的资料随身携带着。
成册信息除具机动的优点之外，为了使资料更能活用起见，有一点十分　重要，就是以颜色区分种类册别，以利于辨别。也许有人会指出一些收集信　
息的专家们，都是用单一的颜色作为封套，但这常造成查阅时间的浪费。站　在追求效率第一的原则下，以颜色区分标题，才是正确的。
一般人大多采用布质或塑胶皮两种封套。若用布质为封套，且以不同颜　色区分。这么一来，即使资料册紊乱，只要一看颜色，就可辨知其收集内容。　
也许有很多专家会在资料卡上按照种类涂上颜色以区别内容。事实上，　依封套和标题颜色，即可区分。而将内容的用纸按不同颜色划分则似乎太过　
细密了。除了彩色复印外，复印大都是白纸黑字，所以所收集的内容，还是
一律使用白纸较佳。
10。成册资料也须新陈代谢　卡文先生写稿时，手边必有一份资料，这些资料是他按照写稿大意集结
成册后，再重新装订的。　遇有更新更好的资料，便将旧的或从不使用的丢弃。如此，一方面增加
新信息，一方面丢弃不重要的部分，就完成现存的资料档案了。只要有资料　收集的一天，就有这种资料的新陈代谢出现。写稿时，浮现更好的构思，或　
发现更有用的资料，便迅速以活页插卡法将其装入成册封套内。在资料不断　地被活用的同时，其内容也逐渐增加。
如同发育中的小孩子所穿的衣服一样，隔一段时期就不合穿了，所以不　得不添购新装。资料收集也一样。报纸或杂志剪下来的资料，若是原封不动　
地贴在剪贴簿上，就会停止成长。若以活页插卡法予以补救，不但可装订成　册，便于取阅，也可配合资料的成长，不断地汰旧换新，促进新陈代谢。
为资料整理增加新血液，使其不断成长，虽常令你伤透脑筋，不断思维　的结果却因此而常有心得，是你在资料整理过程中，更能肯定自我实力的乐　事之一。
11。活页式笔记的内页纸只用单面　一般来说，管理者都是采用活页式的笔记本。因此，目前管理者拥有相
当多的笔记本。笔记的使用方法不断改进，最近，管理者的笔记才完全使用　单面记载法。
笔记本纸的两面都可使用，而管理者都只用单面，且留有空白，也许有　人以为那是因为记录不完整的缘故，其实并非如此，更不是因纸张太多而浪　
费，主要还是为了提高日后的活用价值。
资料整理的笔记法中，最重要的不是写入多少字，而是它的内容适用与　否和资料是否易于活用。管理者就是基于这两项原则，才决定采用单面笔记　记载法。
管理者笔记本一律采用横式书写，最上面是大标题，例如第一行写着杀　人事件的标题，次行是凶手资料，最下面详细注明发生的经过，然后再加上
判决内容等等。这时仍以“活页纸”、“单面使用”，以及实行新陈代谢为　原则。若无法集成一册，先依次在上面写上大标题等细节，打上顺序号码。　
如此，万一资料不慎被分散，只要一看标题顺序，仍可迅速归位。
虽是按照顺序排列，但管理者常作改进。比如单面记载，就是考虑到翻　阅浏览时能迅速进行，一入目即了解内容。至于顺序编排方面，若觉不妥，　
应立刻作调整。若是双面记载的话，就没那么便捷、省时了。
需要复印时，单面也快速多了，且可自动操作，一点也不费事。若两面　都有资料的话，就很麻烦