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卡耐基成功全集之二经营管理方略-第109部分
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于常需要多样、少量印刷报告书、企划书的商业社会来说，桌上排版实在是 了不起的发明。
4。为报告书穿上美丽外衣 自己制作的文字报告书，绝对不能忽略面子问题：不管文字多优美、内
容多扎实，如果外观不佳，很容易被读者忽略。这个道理在书籍销售上几乎 如圣旨般被奉行。
经过精心设计的封面，不但能一目了然传达内容形象，更表现了制作者 花费的心思和热诚。以下就是处理企划报告书的道具、作法和说明。
做文字报告书包装时，首先会碰到的就是装订的问题。自从复印机普及 后，个人收到的文件数量急速增加，但真正装订处理的却少之又少，顶多是
一枚曲别针或几根钉书钉就打发了事，也就相对地缺乏可读兴趣。
过去不断有人主张，复印机上应附有简易制书机，但以目前的情况来看， 制造商显然没有采纳消费者的意见。
为了将报告或文件书类装订成册，可以利用简易制书机；另外在制作封 面底时，最好选用稍有硬度的纸张。另外也可利用一环夹制本，这种装订方
式很适合把平面摊开、需较长时间阅读的资料。
提案说明和演讲技巧
从目前商业社会的工作要领来看，先做文字报告书，后举行提案说明会 或办一场演讲，似乎是一种一贯性的要求。
不管是发表会或演讲，都赋予文字企划更深的商业化色彩，冲击力也更 强，当然也强烈考验着制作者的创意和能力。以下就发表会和演讲两部分的
执行原则详细说明。
1。提案说明发表会
其实 PRESENTATION 这个英文字应用在不同场合，会有不同意义。比如广 告公司向客户提报行销广告企划的会议就叫“提案会”；厂商向消费者介绍
新产品可能利用“发表会”；企业向新闻界宣布新动向就会召开“说明会”、
“记者会”等。 不论哪一种目的的集会，都要注意下列事项：
（1）尽量使用浅显语言传达信息 在讲述任何意见时，要和文字报告书一样，遵守起承转合的次序。事先
用白纸做一张进度表，列好预定的流程和时间，口述时就可以此为准参考进 行。
（2）叙述时要简洁有力 任何说明会都要在极短的时间中结束，千万不要说太多客套的废话，甚
至一开始就跳到结论也无妨。如果遵循起承转合的程序，那么每个段落要限 制在 3～5 分钟内，整个说明不能超过 20 分钟。如果花了 30 分钟还说不完要
点，表示这个企划中还有未完整构思的部分。
在提案会中的听众，大概在五六分钟内就会对提案内容下判断，冗长的 叙述只是增加痛苦而已。回答听众的疑问一定要具体，并且视对方立场和反 应来回答。
（3）以热烈表情转达思绪 做提案说明时，最忌讳提报告人摆出一副“尽义务”的表情，丝毫引不
起对方兴趣，从而造成双方的误解。报告人一定要是参与企划的人，只有如 此才能表现想积极实现企划的热情，也才能确实感染对方。
（4）尽量发挥演出效果 报告其实就像戏剧，在某种程度上可说是“制作性演出”，才能操纵对
方感情，不烦不厌地听完。这里有几个基本手法： A 做报告的人一定要站着说话。
B 可能的话，多利用白黑板图解说明。
C 事先做好若干道具，如纸张、样品、插图等。
D 准备大提包装资料，象变魔术一样一件件拿出来展示；象要提示新的 书写工具时，不妨把旧的毛笔拿出来做对照。
（5）事先不要出示所有文件 最糟的提案手法，就是一开始就送上全本企划书，这种错误连大广告公
司都会犯。给对方文件就像叫别人埋头念下去不管台下的人一样。正确作法 是在口头报告后，再一次把文件分配出去。
（6）运用活泼简洁的动态资料 许多人常误解运用影像资料的目的，总是长时间地放映录像带、幻灯片，
涣散了听众的注意力。运用任何影像资料都要简洁有力，录像带不要超过一 分钟，幻灯片每 4～5 秒就要换一格。
2。演讲的技巧 在众人面前发表演说是一般人视为畏途的表达方式，每个演讲者都会紧
张，甚至忘了演讲内容。因此，与其被无数期待的面孔压得透不过气，倒不 如一上台就挑一二张特别专注的脸孔，对着他们侃侃而谈即可，很快就能祛 除紧张。
演讲者在开始破题时，通常全场都会鸦雀无声，这时候最好谈些和主题 无关的杂事，愈接近日常生活愈好；很多人都爱用“早上出门和太太吵架，
忘了要讲什么”来破除会场的紧张关系，虽然不高尚，但起码能化解压力。 演讲进行的次序和发表会一样，也要遵循起承转合，利用事先预备的提
纲，一面说话一面控制说话速度和时间。 一场成功的演讲多半要避开太抽象的议题，要以和朋友在茶馆聊天的心
情侃侃而谈。演讲时不妨保持站立姿势，不时转动身体以手势或道具辅助演 讲进行。
3。“文字报告书和口头报告技巧”摘要
（1）烦恼写不出文章、理不出头绪时，可利用简单的资料整理法解决。
（2）收集来的资料，已做成册状的资料书等，都可利用小卡片记下其中重 点，加以排序整理并编码，依此可找出文章结构，做成草稿设计图。
（3）人脑最能接受的文章构造是“起承转合”或“序破急”。
（4）好的报告书应该简洁易懂、比喻繁多，并且要有个人的见解。
（5）文字处理机和桌上排版系统将逐渐取代手写文书。
（6）提案和演讲时，为了吸引听众的注意力和兴趣，须像演戏一样，表现 有相当气势。
信息设备的使用技巧
80 年代以来，因为微电子的发展，各式各样信息设备陆续登场，而且汰 换的速度异常惊人。科技愈进步，机器的“市场寿命”就愈短，买一支好钢
笔可以用好几年，而一种电脑机型能存活在市场两年以上，已经是一大奇迹 了。
许多信息机器制造商都嘲笑自己做的是“生鲜食品业”，不管他们投下 多少资本生产 PC、文字处理机，只要隔几个月有新产品上市，消费者就会弃
他们而去，把原先的设备丢进垃圾场。
就这种无次序的状况看来，以后后代子孙写历史时，一定会把 80 年代写 成“无谓浪费金钱与资源的时代”；记取教训后，相信下个时代的人一定会
朝“如何长期使用信息机器”的方向努力的。
当然，我们不能否认信息机器带来的工作意识革命。虽然在 70 年代末期 堂堂登场，引起世界震惊的八位元个人电脑已经沦为电动玩具机的主力，但
接连而来的新机器都为个人或办公室开启新的视野。人们一方面不断浪费资 源努力追赶新颖机器，一方面却也改变了工作的形态。
但是，信息机器会挑起人类的好奇心，结果视操作机器为目的而非过程， 这种本末倒置现象几乎成了 20 世纪特征，我们应将使用信息机器的目标调至
“做更好的工作”才对。 只有在心中时刻保持“做更好的工作”的目的意识，人们才能对信息机
器有正确的批判态度，不会沉迷于新机器的诱惑中；也唯有如此，制造厂商 才会修正生产形式，为工作人员寻找最基本、长久的工作机器。
以下就几个方向对各种信息机器下判断，分辨何者有用、何者无价值、 应在何时何地应用、如何选择等。
1。信息机器的分类 工作上能应用的信息机器可分为下列几种：
（1）为处理、生产文件者。
这种产品大略指能代替笔、报告书、稿纸等的产品：比如打字机、文字 处理机及各种功能的复印机、制本机等。
（2）记录、阅读文字者。 能随身携带、随时输入、阅读的电子笔记本、电子手册等。
（3）处理数字、录像、图画、声音者。 能处理尚未组合的数字、文字、图片、声音的产品：如个人电脑、工作
站等。
（4）协助创造性工作者。 帮人类作曲、作书、设计图、平面设计、构思概念的产品：如合成器、
CAD（puter aided design）、PC 等。
（5）记录声音者。 能忠实记录会议、会谈、访问、音乐等的产品：如录音机、DAT（digi…
tal andio tsperecorder）、IC 录音机、听写机等。
（6）能记录图片、录像并加工者。 许多过去只有电影工作者才办得到的事，现在普通人只要借助下列机器
也可自行操作：VHS 摄影机、8 厘米摄影机、剪辑机、静画录影（定画录影、 Steel Vides Camera）。
（7）帮助传达信息者。 过去用邮递、电话传递信息的方式已被下列方式取代：多功能电话答录
机、无线电电话、传真机、个人电话通讯装置、行动电话、传呼机、静止画 面电话等。
如果把以上对不同工作目的的设备再分类的话，可以发现这些机器有三 个特性：
A 完全取代既存非电子式工具；
B 对既存非电子式工具有补强作用；
C 发展既存非电子式工具完全没有的功能。
2。选择活用信息机器的技巧 事实上，所有的信息机器都在援助人类发展大脑的活动。 专门处理文字和语言的机器种类最多。不过从趋势来看，处理图、书影
像曾是未来主要的工作形态，而八厘米摄影机和静画录影机都能把文字当画 像收录下来。以下就要介绍各种机器的使用方式。
（1）个人电脑（PC） 能同时储存整理文字、画像、声音、音乐、资料的机器首推 PC。PC 能执
行许多非电子式工具不能做的工作；PC 不只是制表、计算机，PC 还能实际协 助人类思考，整理大的思路。
PC 的功能可以分三类：
（1）文字处理软件
目前 PC 的文字处理软件愈来愈多，只要买了不同软件，固定使用同一部 PC，就像换了截然不同的文字处理机一样。而且 PC 如果再加上印表机或本体
记忆体，就如小型快速印刷组，可以胜任办公室或个人多样、少量的印刷需 求。
文字处理机的功能就无法这样多层次变化，除非改变硬体构造，不过文 字处理机的市场仍被看好，因为它到底是处理文字的专用机器，彻底应用还
是有它的价值的。只是文字处理机的市场未来势必会有局限。
（2）通讯功能
在资料收集的部分已经陈述过，有通讯功能的 PC 装置可以和资料库连 通，也可以和别的工作站、个人通讯装置连线，由这种联络而形成的组织网
是有无穷趣味和潜在功能的。
（3）资料储存功能
PC 的储存能量随软件不同而有差异，目前有不少个人工作者利用 PC 处 理地址、电话、顾客名单、生活杂用品等。不过这部分的设计大小之间有很
大的不同，一定要非常熟悉并能了解自己未来的需要才能设定。
（2）本国语文字处理专用机
从 80 年代以来，各国本国语的文字处理机已逐步登场，经过不断改进已 成为主要办公机器之一。在改进的过程中，功能也有改变：
（1）输入办法逐渐统一 以中文来说，从最早模仿中文打字的巨大键盘到现在简捷或仓颉输入
法，中文文字处理机的输入法愈来愈简便，而软件互通的状况也愈来愈多。
（2）搭载字数增大，造字功能有改进
（3）编辑功能扩充 已经能删除、插入文字或文件重叠处理。
（4）印字品质有改良
从最早的 16 点到目前 1200 点。
（5）添加基本通讯功能
（6）小型、轻便化
从早期每部 10 公斤以上到目前桌上型、膝上型等，已改良至四五公斤重 或如公文包大小。
为了和 PC 竞争字处理市场，文字处理机不断增加功能，对消费者来说自 是一大福音，工作者要针对自己的工作需要选择使用。
（3）录音机 工作上使用的录音机多半是小型的工作专用机，不同厂牌功能略有差
异，目前市面上最长录音时间是 90 分钟，如果是有两倍速度功能的，则可增 加到 3 小时，这种设计最适合采访或会议使用。
至于小型卡式录音机则可应用在不方便记笔记的场合。而对有立体声音 功能的录音机适合用在会议中，这样可以了解发言者的位置关系。
（4）听写机（Dictation Machine） 录音机所录的只是声音，最终要表现的是文字，而最好的转换机器是听
写机。这种机器可以不断重播，能调整速度，主要是由脚踏板操作，每踏一 次，录音机就往回转到设定的时间，一边听，双手还能处理文件。
在欧美国家，打字机和听写机就像“夫妻”一样，每个办公室都有一套。
（5）录放影机 过去一般会长期使用录放影设备的人似乎都是电视工作者，但根据日本
NHK 的生活时间调查（1985），在使用信息的分配当中，阅读杂志、报纸等 文字信息的时间只占 35 分钟，而看电视占 179 分钟，约为前者 5
倍，可见电 视已渐成信息传送的中心工具。
不过想把电视的信息象从图书馆找资料一样，调出来使用似乎不可能， 一方面在日本有著作权限制，另
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