卡耐基成功全集之二经营管理方略-第116部分

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秘书确认。
（8）放进办公桌内的文件盒　核对后，若判断资料处理得当，就以别针将副本和正本固定，放入　主管
的文件盒中。副本经主管核对，若有不当的部分，则按主管指示修改，然后　按前述做同样的处理。
（9）装订入文件夹中　副本经过主管核对的部分，按照第一项“新闻的选择”所列的项目，装
订到暂时分类用的文件夹中。无法判别该区分到哪一项，也就是区分不明确，　或不属任何一项时，则装订在“未分类”的文件夹中。
秘书所做的分类工作，应定期核对其分类是否适当，纠正其不适当的分　类，且使其归位于适当的文件夹中，并将暂时分类用的文件资料，归入正规　的文件夹中。
（10）处理剪剩下来的部分　剪下认为必要的新闻后，所残留的碎纸屑，应放入纸袋中，然后交给主
管核对，核对是否有需要的新闻被剪掉。　以上是信息整理的一本手册。通常当秘书资料处理完后，重点部分，应
再核对一次。
4。文件夹的规格要统一
管理者办公室内，所用的文件夹一般都统一用　B5　的规格。统一用　B5　的最　大理由，是因为工作上的文件规格，与官方或其他行政单位，都是以法院地　
规格为主，所做的文件和提出的文件，也大都是　B5　的规格。
另还有一个理由是，从复印机的功能来看，使用　B5　开数的纸，较为方便。　若是　B5　尚有加倍开数的　B4，这开数大部分的复印机都能复印，但　A4　
开的倍　数是　A3，除非是大型的复印机，不然无法复印。并且，最近传真机愈来愈普　及，而其大部分的规格都是　B4　的，下一位机种才是　
A4。一般事务所备的都是　B4　的机种，所以，无论　B4　或　B5　在收发信上都比较方便。
在统一　B5　的规格后，若想将数十张的资料，改为　A4　的规格时，只需利用　复印机　ADF（自动送回原稿）中的定型放大功能，在一分钟内就可完成。复　
印机的缩小放大功能，因有　1％的弹性伸缩，所以不但可转变成　A4　规格，也可　转变成其他的规格。
而且，一般的周刊杂志也大多使用　B5　开数的纸，所以无须特别去复印，　只须抽下必要的页数，就可直接装订到文件夹上。
但必须注意的是，不能胡乱抽下来，这与报纸的作法不同。为什么要小　心“抽出”，那是因为若是撕得不好，就会缺漏周刊杂志的一部分报导且没　
有空白处来穿孔。周刊杂志由于都是中间缝合的，所以中央是钉书针（骑马　针）来加以固定的。抽下钉书针，周刊杂志就会散落，故应小心抽出所需报　
导再穿孔，而后装订到文件夹上。现在的周刊杂志，对商人而言，是信息的　重要来源。当然，也可以在复印后再装订，但即使不复印。规格若能统一，　
就比较不花时间。此点也是　B5　规格便利之处。
基于以上种种理由，所以办公室内大部分的文件，一般都统一用　B5　的规
格。　但是，唯一不符合此规定的是“人事资料”，只有“人事资料”是使用
B5　一半大的　B6　规格。
5。　资料应装订成一定规格的复印本　报纸的纸质不佳，剪报后更是难看。带黄的铅字，不但不适合阅读，也
容易变质，且在经过一段时间后就更惨；但若将其复印，再当做资料来运用，　可就方便多了。
复印的规格，统一使用　B5　规格，无论一份多小的报导，也可使用　B5　的纸　复印。或许有人会觉得浪费，但要知道，即使是一份小小的报导，也是一份　信息。
若是将好几个小报导，全印在一起，那在取出时就很不方便了。因此规　定一张纸只能印一份信息，空白处则用来记录或写标题都很方便。
再者，按信息的不同，其长度也不同，故报导的形状也呈现不规则，所　以可将长度较长的报导，直接剪下来。另外，有时　B5　的规格无法容纳全文时，　
则可省略照片，或稍做修剪后再复印。
即使如此，如果还是无法容纳得下时，就要分成若干张来复印。例如，　将新闻分为两张来复印时，则在第一张标　1/2，第二张标　1/2。同样地，若　
是分为三张的话，在第一张标　1/3，第二张标　2/3，第三张标　2/3。如此一　来，只看到第一张，就立刻能知道此份报导共有几张。
对报纸一般不必缩小复印的，那是因为一旦缩小后，原本就很小的铅字，　就更不容易辨认了。所以，仅有比报纸的字大，缩小后仍可阅读的，才能按　
其需要活用缩小复印。
缩小和放大，是在活用复印时，最常使用的两个重要功能。　最好是还备有　ADF（自动送回原搞）的功能。所谓　ADF　的功能，就是即
使有数十张的资料正本（原稿），只要调整开数的大小，一按开关，就会自　动送出所需开数的复印本。
此种功能是不可缺少的。原因是每复印一张，就打开一次盖子，改换另　一张正本，再按开关，此一手续相当麻烦。而且，必须要有一个人来操作。　
因此，复印数十张，数百张时，就需要相当长的时间。
备有此项功能的复印机，虽比仅有缩小、放大功能的复印机价格较高些。　但是，从须花费数十分钟或更多的时间在复印工作上，这点来看，就会觉得　
虽然是贵了一点还是值是的。
为了缩短无谓时间的浪费，花多少钱都不算贵。因为缩短的时间，可挪　用夹做附加值更高的工作。
6。档案夹及标题要以颜色来区分　曾经去过某大报社的资料室。由于相关资料的整理只有专门的报社才
有，所以对他们要如何去做资料整理，是非常重要的。　但是，他们将剪报贴在　B6　开数硬纸板上的这种作法并不精细。B6　和一般
单行本的规格相同，是常用的资料规格　B5　的一半，这规格的确是很小。　但一般报社所收集的报导，大部分的　B6　硬纸板都容纳不下，多出来的部
分，就将其折叠。也就是说将报导的一部分贴在硬纸板上，剩下来的部分就　折起来。所以，为看某项新闻报导，就必须一一地将它们打开才能看到。而　
且，如此开开折折几次后，没有贴在硬纸板的部分，就容易破损。并且，这
些硬纸板并未归档，而是整理在橱柜中，使用时就须将必要项目的硬纸板一　一挑出，如此很可能会有资料遗失或顺序纷乱的现象出现。
当然，一般报社的资料量都很多。在专门资料室工作的员工，都将资料　的收集和管理视为其主要的工作。但活用资料信息却很不方便，所以，对于　
这些资料是否有被实际活用是个疑问，于是便将此疑问请教熟识的记者们，　才知道报社内的资料使用率并不高，这点实在很可惜。
不过最近，各报社都想有效地使用自己报社所收集的信息。　使用电脑收集信息及整理是一种方法，但是，个人最好也有一套自己的
资料整理方法。只要是参观过报社的资料整理方法，就会觉得这种方式较为　实用。
方法是统一采用　B5　的规格，并且归入二十六孔的档案夹。　归档的优点是：资料的抽出、夹入很方便。即使发现某个主题区分得不
够适当，就可立刻将它转换到其他适当的档案夹内。
7。为什么穿孔机是二十六孔　一般使用档案夹的人，多数是使用两孔或四孔的档案夹。使用两孔的理
由，是因无论穿孔、归档都较不费功夫。　穿孔机扎的档案孔有容易破的缺点。参照几次档案后，其档案孔可能就
会破损。消除其原来穿孔的位置，再重新穿孔一次，且贴上加强圈，这样使　用并不方便。
使用二十六孔就无此麻烦。因是两孔的十三倍，相对地就可分散其力量。　以二十六孔来说，即使用力抽取再多的纸，也无须担心会破裂。
归档的目的是如何更有效率地使用，因此，必须考虑到资料可能会重复　参照数十次或数百次。
当然，并非一定要拘泥于二十六孔的孔数，只要不易破损就行，不论二　十二孔或二十四孔并无妨。但以目前市面上所卖的　B5　档案夹的规格，配合二　
十六孔是最适宜不过了。
穿孔时，一定要在左右两侧都穿孔。　两侧穿孔是为了使档案夹能自由交替，无论是直写右开式的文件，或是
英文及其他横写左开式的文件，都可使用。而且，想同时看两份不同的资料　时，仅变更其中一个档案夹，以（书籍、杂志等）左右两页合成一页的插页　
方式，就可参照了。总之，资料就会很清晰了。
只使用纸的单面，便于以后翻页数查阅时，可立刻找出所需的资料，且　复印时，也不须人手，利用　ADF　就能自动复印。由于利用单面的纸，所以前　
面所述的左右两面穿孔，可按插页的方式。
8。如何保存卡式录音带　我们不常利用卡式录音带收集资料，但在准备资格考试时，就会使用到。
此外，与其做口述笔记，倒不如以自己轻便的录音机录音，如此所收集到的　资料较为完整。
以文书处理机打出录音带的内容后，录音带就没有保存的必要了。　也许有的管理者由于目前的工作，都运用不上以前所收集的录音带，因
此，只好把录音带放在家里，致使录音带的数目不断增多，也许足有几百卷　以上。
既然费了功夫才录下这么多的录音带，所以应充分地利用这些录音带。　一般都使用十卷装的塑胶盒来装录音带，并将这些盒子摆放在书架上，
每个盒子及每个书架都有分类。例如，有关语言方面就分为英语、法语、德　语，并且再就其中的内容加以细分。
每卷录音带盒内的索引纸上，都要写上每卷的部分内容，并且为使录音　带的内容一目了然，无论录音带的标签，或十卷装的录音盒上所贴的标签，　均标上标题。
对录音带所收录的内容，原则上一卷只收录一个项目。60　分钟的录音带　只收录　15　分钟的内容，在别人看来或许会觉得很浪费，但若法语后面接着录　
英语，那就无法明确分类、整理，且活用时也很不方便。
9。文书处理机（WOROPROCEBSOR）的磁碟片应如何保存　当今时代，文书处理机（WOROPROCEBSOR）已相当普及了。也因此平均每　
三个月就有新的机种上市，且性能更高，价格却不断下降。现在我们暂且不　谈低价位的机种，目前所普及的机种，大部分都是使用　3。5　英寸的磁碟片。　
一张磁碟片所能容纳的信息是单行本一本的容量。磁碟片不占空间且容
量大，可称得上是珍贵的信息来源。　办公室里常会使用到处理机。但磁碟片有个缺点，那就是一张磁碟片的
容量很大，往往在一张磁碟片内，就存有各种各样的信息资料。　因此，在录入时应一一予以分类，一张磁碟片内，应该只存入某个主题
的一连串相关资料。　某个主题即使内容很少，也不可以一张磁碟片存入好几个主题。基于此
就很不方便整理，且不好灵活使用。　首先，可将录音带分成“个别专题”、“一般”、“各种形式”三大类。
“个别专题”每个辩护或诉讼案件有其各自的磁碟片。“各种形式”每一项　目，是交给法院的文件档案。
有关大项目、中项目，其磁碟片要以颜色来分类。为了知道每张磁碟片　中所存入的资料，所以在每张磁碟片的标签上，都记入各个主题。
再者，若每次存档时，为了知道某张磁碟片存入的内容有多少，而每次　都须将目录拉出来，这是极为不便的。因此，为了能对内容一目了然，特别　
将目录列出来，如此一来，就可缩短磁碟片查阅的时间。
以专用的盒子来保存磁碟片，并且，每个大项目都放入不同颜色的盒子　内，便可缩减寻找的时间。
10。邮件应如何整理、保管呢？　既关系到切身利益且容易保管的东西，要算是邮件了。一般来说，在某
段时间内收到大量邮件的就非贺年卡莫属了。　有关贺年卡这类明信片，大多数的人并不会将它特别保管起来，通常在
看过后，只会记下变更的住址等重要事项，而等热潮一过，就会将这些卡片　扔掉，或者，是作为下一年要寄出贺年卡的参考依据。
一般管理者的办公室内，往往每年互相往来的贺年卡或问候卡件数高达　数千封，并且平时的邮件也很多，合算起来大概有上万封吧！这些邮件若不　
依次整理，往后就很难整理了。
首先，分为丢弃的广告邮件及值得看的邮件。而值得看的邮件，当场就　盖上当天的日期，盖章须盖在寄件人住址和姓名的左上端。这样，对住址、　
姓名、及收信日期便可一目了然。
其次是分类。有关日常工作的邮件，则将其归入以专题区分的档案夹内，　这也是缩短查阅时间的必要措施之一。若无分类，留待使用时才找的话，那
可就得耗费相当长的时间了。分类当然也包括了需要迅速回件或联络的信　件，所以，原则上每天都需要处理当日应回的信件或应联络的邮件。
贺年卡和私人邮件，各自分开