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卡耐基成功全集之二经营管理方略-第81部分
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可以大大提高找资料的效率。
18。利用资料书籍，找到自己所要的资料 在收集新工作的资料时，你可以从资料用书下手，因为有关今后从事的
工作所需的资料在哪里，应该如何着手？？资料用书都能给予明确的指示。 即资料用书具有旅行指南的功能，能够指引你找到所要资料的捷径。如“工
商名录”之类的书，网罗了有关工商业资料来源的地址和电话号码，只要翻 开这本书，马上就能找到自己所要资料的线索。
19。把报上的书籍广告按类别归档保存 一旦在报上看到令你心动的书籍广告，你可以将其撕下，带回办公室；
有急用的书籍，就马上到书店去购买，而且日后要向书店订购时，可以正确 无误地买到自己想要的书，也不会浪费时间，此外，一定要在归档的广告上
注明刊登日期。现在书籍在书店中的生命周期越来越短了，只要知道日期， 在函购书籍时，也可预防浪费太多时间。
20。看到中意的书立刻买下来 最近书籍的出版量膨胀到相当的程度。稍一迟疑，看中的书籍很快就会
从书店的柜台上消失，当然还可以向出版社函购，可是再怎么快，至少也要 一个星期的时间才能寄到。急着读却又没书读，不仅浪费时间，而且也影响
到资料的时效性。所以，当你在报纸书籍广告上看到中意的书时，必须立刻 毫不犹豫地买下来。
21。不了解图书馆是“开架式”、“闭架式”，还是“并用式”，是不合 乎效率原则的
关于图书馆，第一件要知道的是这个图书馆到底是“开架式”、“闭架 式”、还是“并用式”。开架式是所有的藏书全部排在书架上，任人自由挑
选，闭架式是从卡片来检索自己所要借的书，而并用式则是两者的混合。
大规模的图书馆大都是采用开架式的，其优点是藏书量丰富，但另一方 面，它也有缺点：如果不知道所要书籍的名称、作者姓名，就无法借出来，
而闭架式则正好相反。你可以视情况的需要，分别利用不同的图书馆。而在 为专题研究收集资料时，则经常利用并用式图书馆。
22。先查明图书馆复印服务的时间以免白跑一趟 到图书馆收集资料，一定会有复印的必要。最近，几乎每家图书馆都备
有复印机，所以复印本身不会有什么问题。不过应该注意的是，使用复印机，
不同的图书馆有不同的做法。如果是由专人代为复印，那么午休时间就无法 复印，而且在将近休馆时也不受理复印。相反地，如果由自己动手复印，就
必须自备零钱。事先了解这些规定，就不会白跑一趟而浪费时间。
23。利用资料齐备的图书馆 报纸有微缩印刷版，一旦要查旧报纸的资料，就可以利用，非常方便。
不过，缩小印刷版很厚，即使个人想收藏，也是非常占地方，十分麻烦。如 果你所在单位有查阅微缩印刷版的必要，你就可以利用有这些资料的图书馆
与资料室。至于旧杂志，先知道一些专业图书馆，需要的时候就很方便。最 好先查明哪家图书馆藏有哪些书籍，具有哪些利用价值。
24。工具书籍使用中的“索引处理” 对于管理者来说，如果在书写时能缩短翻找资料、辞典、字典之类的时
间，则不难提高工作效率。事实上虽然如此，很多人认为翻厚重的辞典、专 门书籍很耗费时间，但是，仍然继续保持这种翻找方式。书本是半完成品，
因此一直都在想办法加工。为了提高效率，不仅“阅读”用的书籍，就连辞 典、专业书籍等时常翻动的书本，都要经过加工，使它们能够很容易地被利
用。对于这些时常翻动的书籍来说，最有效果的加工，不外是书外侧的“索 引处理”。也许还有很多人记得英文辞典的书页外侧印刷着“A、B、C？？”。
对于不曾印有这种索引的书本，一旦经过如此加工，翻找的时间将大幅度地 缩短。同时，工作效率也能够提高。对管理者来说，不仅在辞典中制作索引，
甚至自己工作所用的专业用书上也应制作索引。经过如此的处置，翻查辞典、 书籍的时间就可以大幅度地缩短，而且只要看看书页侧面，就可以明确地知
道，这一本书到底有什么内容。因为工作的关系，管理者必须尽快地提出资 料。如果能够预先腾出一点时间，如此处理重要的辞典以及书籍，到了紧急
的场合，将成为你的得力助手。
25。期数完整的杂志须编制索引 通常将杂志上必要部分印下来之后，加以舍弃即可，然而，有关自己专
业的杂志却是例外，全部一期不漏完完整整地保存下来。可是有些杂志自从 创刊以来，已达几百期，过期杂志已有相当数量。这就要求将每一百期发行
一次的“索引”存档，以备必要时加以检索。一般说来，即使收藏完整无缺 的杂志，大概也很少有人会特地编制一本“索引”。其实把目录印下稍加整
理就成了一本“索引”，日后检索时，能节省不少时间。
26。当成资料使用的书，先把目录复印好，再把它贴在书的表面 对于作参考资料的企业书籍和专业书籍，拟出一套办法使翻找的时间更
为缩短。即先将书籍的目录复印，再把它贴在书本表面。以比较厚的书籍来 说，书页偶数面可以书写比较多的字，不厚而内容多的书籍，很难在不打开
书本的情况下便可立刻掌握到详细的内容。在这种情况之下，只要把目录贴 在书本表面，一拿到书本，就可以看到它的内容。或许有些人会说，把目录
贴在书本表面，书名不是看不到了吗？事实上，书皮的下面那一页还印有书 名。因此，根本就不必担心这一点。事实上，目录才是表示书本内容的“面
孔”，理所当然地应该贴在书皮上面。但是遇到目录太多的书本，考虑到贴 的空间，必须缩小目录的复印。如果必要的话，书皮的里侧也可以贴。最重
要的是必须在不必翻动书页之下，尽快地找到你所需要的信息。当你在拟写 公文时，桌子上面免不了会杂乱。有些人的桌子上面，甚至终年乱成一堆。
如果将目录贴在书本表面的话，立刻就能判断某信息在哪一本书里面，自然 也能够提高工作效率。
27。利用复印从昂贵的图书或珍本里收集信息 有时很大的书店也不能买到你所需要的书本。例如，特别编辑的精装本，
或者已经绝版的书本以及珍本。不管规模再大的书店，几乎所有的空间都被 大量发行的新书所占据。不管如何著名的书籍，如果已发行有好多年，或者
发行数量比较少的书籍，通常都很难买到。碰到这种情形，管理者要利用图 书馆。以藏书量来说，图书馆或许比不上大型书店，但是种类繁多，而且又
由专家担任图书的分类及整理，对于管理者所需要的书本，往往很快地就能 够找到。最叫人感到遗憾的是精装本、珍本都不能带出图书馆。碰到这种情
况，管理者要一面阅读一面注意内容，最后把必要的那几页复印下来。现在 的图书馆都附带复印服务，一旦复印下来，你就可以在复印纸上自由地书写，
没有人会干涉你。而且，复印资料携带起来，较携带厚重书本方便很多。询 问图书馆的所在地，进馆里翻找自己需要的资料，再把它们复印下来。如此
的过程只要耗费一两个小时，比起向书店订书须一、两个星期的时间，实在 经济多了，可以说是很有效率的信息收集法。
28。先看目录的话，很容易理解书的内容 有些人在阅读一本书时，未看目录，就直接阅读本文。
如果是小说、小品之类的趣味文章，只是用来消遣的话，那就无可厚非。
假如是为了工作方面的需要，或者想学习一些东西，如此的阅读将会产生弊 端。因为对一本书来说，目录好比一幅地图，或者一个罗盘针。欲航海时，
没有人会胡乱开船。他们必须事先研究航线。为了抵达目的地，应该朝哪一 个方向行进，以及应该停泊在什么港口。阅读一本书也是如此。必须先看目
录的“地图”，以便捕捉到目的地的全部过程，再检查如何去阅读哪一部分。 对于不必要的地方可以避开，重要的部分则多耗费一些时间阅读。
看目录能带来良好的效率，一开始就要想到这一点。等到决定某章某节 应该阅读，以及哪些不必阅读以后，就可以进入本文。在这个时候，你不必
拘泥于书本的章节，可以从刊登你需要信息的那章阅读就行了，有时甚至可 以从最后一章阅读。
实际上，在阅读各种企业方面的书籍时，往往从最后一章开始阅读。因 为有一些作者在前面说了一大堆不怎么重要的话，到了最后才确切地揭示出
秘诀。读书的人急于知道具体的秘诀，实在没有耐心看一大堆不重要的文章。 利用目录抓住书的纲要，再选择你自己想要阅读的章节，只要熟读那些章节
也就够了。例如，时常阅读的法律书籍，虽然非常地厚重，但是必须阅读的 部分并不多，因此能够非常有效率地阅读。
29。重要之处可以多读 10 分或 20 分钟
一年平均要阅读 300 本书。这些书籍包括纯消遣的，涉及工作方面的， 以及为了研究而阅读的书籍。因为工作很繁重，不可能有那么充裕的时间从
头到尾阅读每一本书，所以耗费于一本书的阅读时间，平均只有 20～30 分钟 即够。“咦？那么短的时间能读什么书呢？”，或许有人会表示疑问。事实
上，一本书所刊载关于个人所需的信息，充其量只有那么几页罢了。不过， 在阅读重要的地方时，一页往往要耗费 10 到 20 分钟。只要把握住自己所需
要的信息，其他的页数不看，也算是达到了目的。最重要的事情，并非在短 时间之内“读完”一本书，而是在短时间内获得自己所需要的“信息”。仅
利用短时间阅读，而想有效率地获得信息，就必须满足一个条件，那就是要 明确你想知道一些什么？不仔细地阅读目录，如果不知道自己想知道的事
情，那就找不出应该熟读的地方。如果在不知自己的需求之下，从头到尾读 完一本书，那还不如花 10 分钟只熟读必要的地方，效果要来得好些。对读书
来说，最重要的并非阅读的时间，而是一种敏锐的判断力，知道应该熟读哪 一部分，应该放弃哪一部分。在跳读时，都是适应需要而选择页数，有时只 精读刚开始的
10 页。那是因为某些书在开头部分叙述全部的核心之故。如果 你的需要并非十分具体的话，那就不妨精读开头的部分或者结论的部分。
30。只要弄懂一本书的“关键字”，即可迅速地理解内容 因为你身兼要职，必须时常阅读法律、税务和经济方面的书籍，然而，
不管从事法律、会计工作多少年，阅读了这些书籍以后，并非一下子就能融 会贯通，有时必须重复阅读好多遍，再把“关键字”打上记号。
所谓的“关键字”是在一本书里面，以比较高的频率被使用的重要用语。 也是它出现的部分，必须做为重点阅读。如果一开始就打上记号，再次阅读
时的效率就会变得更好。
31。遇到难懂的文章时，不妨在“然后”、“因为”等连接词加上记号及 编号
有道是良药苦口。 有时只阅读一两页，就会叫人感到头疼而想放弃不阅读，一旦搞懂了以
后，它就会有如良药一般对你非常有帮助。不过，不管是多么好的良药，如 果不喝下去的话，根本就不会奏效。同样地，不管是一本对管理者如何有益
的书，假如不能理解它的含义，那么，它就等于没有用的东西。因此，恰如 管理者服用苦药时，使用糖纸包起来服用一般。阅读难解的书籍时，也应该
想想办法。一般地，难阅读的书籍有两种：一种是文中所使用的语句异常地 难懂。例如，动辄就使用专业术语和外来语，或者作者故意卖弄玄虚，绕着
圈子说话，叫人似懂非懂。关于那些专业术语以及外来语，只要查查辞典之 类就不难明白。至于作者故意卖弄玄虚，兜着圈子所说的话，只要把它们改
成浅显易懂的言语，就不难解决。另一种难读的书籍是文章的结构很繁杂， 使人难以抓住前后的关系。像学术性的专业书，充满实用知识的读物，都有
这种缺点。如果碰到又繁又长的句子，不叫人感到疲惫才怪。遇到这种情况， 要把文章分割成几段阅读。同时，也把连接词“然后”、“因为”、“这样”
等记号化，如果确实太多的话，就使用号码。由于各文章的关系被记号化， 因此可以一目了然。又如，对于罗列的内容，管理者也使用号码，并且在头
脑里整理一番，经过如此的处理，将比最初的状态，更容易使人吸收。如果 有几种解释和学说被并行叙述，为了不使它们混淆，管理者都会加�
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